O explorador de arquivos do Data Room: pastas, envio de pastas inteiras, mover e copiar
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O explorador de arquivos do Data Room
Quando a sua organização tem mais de uma categoria no Data Room, ele abre como o explorador de arquivos do computador: as pastas ficam em uma árvore à esquerda e o conteúdo da pasta aberta fica em uma lista à direita, com o tipo, a validade, o tamanho e a data de cada documento. Este artigo mostra como achar um documento, criar e organizar pastas, trazer arquivos do computador (inclusive uma pasta inteira, com a classificação sugerida), mover e copiar documentos, e o que muda para quem só consulta.
Quem prefere a tela em cartões continua com ela a um clique; isso está no fim do artigo.
Como encontrar um documento
A árvore de pastas
À esquerda ficam as categorias do Data Room (Societário, Contratos, Documentos cadastrais e as que a sua empresa criou) e, dentro delas, as subpastas. Clique na setinha para abrir ou fechar um galho; clique no nome para abrir a pasta. Ao abrir uma pasta, o caminho até ela se abre sozinho na árvore.
O número ao lado de cada pasta é a quantidade de documentos dela, contando também os que estão nas subpastas. Assim, uma pasta que parece vazia por fora mostra logo que tem coisa lá dentro. O cadeado ao lado do nome indica uma pasta com acesso restrito.
No celular, a árvore fica escondida para dar espaço à lista: toque em Pastas, no alto, para abri-la.
O caminho, lá em cima
No alto da lista fica o caminho da pasta aberta, por exemplo “Data Room › Societário › Atas de sócios”. Clique em qualquer pedaço para voltar a ele. Data Room, no começo do caminho, leva à página inicial, que lista as categorias. Ali, uma categoria com documentos vencendo ou vencidos mostra quantos são, em vermelho.
A lista da pasta aberta
A lista mostra primeiro as subpastas e depois os documentos. As colunas são Nome, Tipo, Validade, Tamanho e Alterado. Clique no título de uma coluna para ordenar por ela; clique de novo para inverter.
Clique no nome do documento para abri-lo. PDF e imagem (PNG, JPG, GIF, WEBP) abrem em uma nova aba do navegador; os demais formatos (Word, Excel e outros) são baixados para o computador. Dois cliques na linha fazem o mesmo.
Um documento ainda sem sociedade, assunto ou etiqueta aparece com o selo Classificar.
Um registro sem arquivo anexado aparece na lista, mas o nome dele não abre nada.
Dentro de qualquer aplicação, abra o menu do seu usuário e clique em Suporte. A assistente responde a qualquer hora, e um atendente assume em horário comercial.
O menu “...” de cada documento traz as ações de sempre, como Editar, Quem vê, Compartilhar por link, Enviar por e-mail, Criar lembrete e Arquivar.
Procurar pelo nome
A caixa Procurar, acima da lista, procura na pasta aberta e em todas as que estão dentro dela. Na página inicial, ela procura no Data Room inteiro. A busca olha o título, o nome do arquivo, o tipo, a sociedade e as observações do documento, e não faz diferença entre maiúsculas e minúsculas nem entre palavras com e sem acento: “certidao” acha “Certidão”.
Enquanto há uma busca, a coluna Tipo dá lugar à coluna Onde está, que diz a pasta de cada achado, por exemplo “Contratos › Fornecedores › 2026”. Para ir até lá, clique no nome da pasta na árvore.
Se você não lembra o nome, use a Busca inteligente, no topo do Data Room: ela procura pelo sentido do que você descreve, e não só pelo nome.
Favoritas e ordem
Pastas favoritas
Ao lado do caminho, lá em cima, fica uma estrela. Clique nela e a pasta aberta vira favorita: ela passa a aparecer no topo da árvore, na seção Favoritas. Clique de novo para tirar. Também dá para marcar uma subpasta pelo menu dela na lista (Marcar como favorita) e uma categoria pela estrela da linha dela, na página inicial.
As favoritas são de cada pessoa: as suas não aparecem para os colegas, e as deles não aparecem para você. Elas ficam guardadas na sua conta, então acompanham você em outro computador ou no celular.
Ordem das pastas
Acima da árvore há duas opções:
Ordem da empresa: a ordem que a organização definiu, arrastando as pastas na visão em cartões.
A a Z: ordem alfabética das categorias, das pastas, das favoritas e dos documentos da lista.
Essa escolha fica guardada neste navegador. Em outro computador, a ordem começa na da empresa.
Criar, renomear e remover pastas
Nova pasta, no alto, cria uma pasta dentro da pasta aberta. Na página inicial, a janela pede em qual categoria ela fica.
Renomear: clique no nome da pasta aberta, no fim do caminho lá em cima, escreva o nome novo e aperte Enter. Para desistir, aperte Esc.
Mudar uma pasta de lugar: arraste a pasta (da árvore ou da lista) para dentro de outra pasta da mesma categoria, ou para o nome da categoria, para deixá-la no primeiro nível.
Remover pasta, no menu “...” da pasta na lista: a pasta sai, junto com as pastas que estão dentro dela. Os documentos não são apagados: voltam para o primeiro nível da categoria. A tela pede confirmação antes.
Quem vê, classificação padrão e o Questionário PLD/FT
Com uma categoria ou uma subpasta aberta, quem administra o Data Room encontra no alto da tela:
Quem vê: define quem, dentro da empresa, enxerga a pasta aberta e o que está dentro dela, por papel e por pessoa. O de um documento só fica no menu “...” dele. O que tem acesso restrito aparece com um cadeado na árvore e na lista.
Classificação padrão: o assunto e as etiquetas que os documentos desta pasta já recebem ao entrar.
Questionário PLD/FT: só na categoria Documentos cadastrais, abre o formulário no padrão ANBIMA.
Trazer arquivos do computador
Há dois caminhos, e os dois levam os arquivos para a pasta escolhida.
Arrastar: selecione os arquivos no computador e solte-os sobre qualquer pasta, seja na árvore, seja em uma linha da lista, seja na área da pasta aberta. A pasta sob o cursor fica destacada.
Enviar arquivos: o botão, no alto, abre a escolha de arquivos do computador para a pasta aberta.
Nos dois casos abre a janela de sempre do Data Room, já com os arquivos anexados, para você informar o tipo, a validade e a classificação, ou usar Fazer depois e completar mais tarde.
Enviar uma pasta inteira, com a classificação sugerida
Quando os documentos já estão organizados em pastas no computador (por exemplo, uma pasta de due diligence com subpastas por assunto), dá para enviá-la de uma vez, sem refazer a organização: clique em Enviar pasta, no alto, ou arraste a pasta do computador sobre uma pasta da árvore ou da lista. A janela Enviar a pasta sugere a classificação de cada arquivo, e você confere tudo antes de enviar. O passo a passo, o que a sugestão lê e o que fica pendente estão em Enviar uma pasta inteira ao Data Room.
Mover e copiar documentos
Mover: arraste o documento da lista e solte sobre outra pasta, na árvore, nas favoritas ou na lista. Ele sai de onde estava e vai para lá.
Copiar: faça o mesmo segurando a tecla Alt (no Mac, Option), soltando em uma pasta de outra categoria. O documento continua onde estava e passa a aparecer também lá.
Vários de uma vez: clique em uma linha para selecioná-la; com Ctrl (no Mac, Command) você soma outras linhas, e com Shift seleciona uma faixa. Arraste qualquer um dos selecionados e todos vão juntos. Fora da busca, a barra que aparece acima da lista também tem Mover ou copiar.
Sem arrastar: o botão com a pasta e a seta, em cada linha, abre a janela Mover ou copiar. Escolha Mover ou Copiar, clique na pasta de destino e confirme. Essa janela mostra todas as categorias em que você pode mexer, então serve também para levar um documento de uma categoria para outra.
Dentro de uma categoria, o documento fica em uma pasta só. Por isso a cópia é sempre para outra categoria; para trocar de pasta na mesma categoria, mova. Se o documento já está na categoria de destino, em outra pasta, a tela avisa e não muda nada: abra a pasta onde ele está e mova de lá. Copiar para outra pasta da mesma categoria também é recusado, com a explicação na tela.
Saindo de uma pasta restrita. Quando um documento sai de uma pasta com acesso restrito (pelo Quem vê dela, de uma pasta acima ou da categoria) para um lugar com outras regras de acesso, a tela pergunta antes: “Quem vê o destino pode passar a ver estes documentos.” Isso vale também para uma pasta restrita a outras pessoas, e para copiar, porque um documento em dois lugares é visto por quem vê qualquer um deles. Dentro da mesma pasta restrita (por exemplo, de uma subpasta dela para outra), a tela não pergunta. Ao arrastar uma pasta, conta só a restrição que ela recebe das pastas de cima: o Quem vê da própria pasta vai junto com ela. Confirme para seguir, ou cancele e nada muda.
Copiar não duplica o arquivo. O documento copiado é o mesmo documento em dois lugares: o que você corrigir nele (título, datas, arquivo, classificação) vale nos dois, e um documento arquivado sai dos dois lugares. Para ter duas versões diferentes, envie um segundo arquivo.
As pastas mudam de lugar só dentro da mesma categoria. Para levar o conteúdo de uma pasta para outra categoria, abra a pasta, selecione os documentos e mova-os.
Trazer de outra pasta
Às vezes é mais fácil começar pelo destino. Abra a pasta que deve receber os documentos e clique em Trazer de outra pasta. A janela lista os documentos do Data Room com o lugar onde cada um está; procure pelo nome ou pela pasta, marque os que quer e escolha Mover para cá ou Copiar para cá. Um documento que está em duas categorias aparece uma vez por lugar, e você escolhe de qual deles ele sai. Os documentos que já estão na pasta aberta não aparecem na lista, e os da área de M&A também não. Se um documento já está nesta categoria, em outra pasta, ele aparece por esse lugar, e só dá para movê-lo.
Mandar documentos por link a partir do explorador
Com Escolher documentos ligado (ou depois de Compartilhar por link no menu de um documento), clicar na linha de um documento no explorador o junta à bandeja do envio, e clicar de novo o tira. Uma faixa acima da lista lembra que você está escolhendo. A escolha continua quando você troca de pasta, e você continua no explorador, onde estava: na página inicial, use a busca para achar documentos de qualquer pasta. Enquanto escolhe, as linhas não se arrastam, e uma seleção feita antes é desfeita.
Pelo teclado: a tecla Tab chega à linha de cada documento. Escolhendo para o link, Enter ou Espaço junta o documento à bandeja (ou o tira). Fora da escolha, Enter abre o arquivo e Espaço seleciona a linha. O resto do envio por link está no artigo sobre pastas e documentos do Data Room.
Quem só consulta
Quem tem acesso só de leitura ao Data Room usa a árvore, as favoritas, a ordem, a busca e abre os documentos normalmente. Para essa pessoa não aparecem Nova pasta, Enviar arquivos, Enviar pasta, Trazer de outra pasta, Quem vê, Classificação padrão, o botão Questionário PLD/FT, o botão de mover nem o menu “...” dos documentos, e arrastar não muda nada de lugar. As favoritas, por serem pessoais, funcionam para todos.
A visão em cartões, e as outras áreas
O botão Ver em cartões, no alto, troca para a visão em cartões, com a prévia da primeira página de cada documento e o painel de vencimentos. Lá, Ver como explorador volta. A escolha fica guardada neste navegador.
Algumas ações ficam na visão em cartões:
Gerenciar abas (criar, renomear e remover categorias) e, em Contratos, Gerenciar categorias;
a ordem manual das pastas e dos documentos, definida arrastando.
Na árvore, a seção Outras áreas leva às áreas que têm tela própria: Atas, Fatos relevantes, Seguros, M&A, Todos os documentos (com filtros) e, para quem administra o Data Room, Itens arquivados. Elas abrem na visão em cartões; cada pessoa vê as áreas a que tem acesso.
Uma organização com uma categoria só abre direto nela, na visão em cartões.
Perguntas frequentes
Enviei a mesma pasta duas vezes. Ficou tudo repetido? Não. As subpastas com o mesmo nome no mesmo lugar são aproveitadas, e o arquivo com o mesmo conteúdo de um documento que já existe não sobe de novo.
Por que não consigo levar uma pasta para outra categoria? As pastas só mudam de lugar dentro da mesma categoria. Mova os documentos, que podem ir para qualquer categoria.
Removi uma pasta. Perdi os documentos? Não. Os documentos voltam para o primeiro nível da categoria. Saem só a pasta e as subpastas dela.
Marquei a ordem A a Z e, no outro computador, ela voltou para a da empresa. Por quê? A ordem fica guardada em cada navegador. As favoritas, sim, acompanham a sua conta.
Não vejo os botões de enviar nem consigo arrastar. Por quê? O seu acesso ao Data Room é de leitura, ou você está em uma área que abre na visão em cartões. Quem administra a organização ajusta as permissões em Configurações.
Movi um documento e a tela perguntou se eu queria continuar. Por quê? O documento estava em uma pasta com acesso restrito e ia para um lugar com outras regras de acesso (sem restrição, ou restrito a outras pessoas). Quem vê o destino pode passar a vê-lo; se não era essa a ideia, cancele.
Um documento da busca está em mais de uma pasta. Qual aparece em “Onde está”? Na busca dentro de uma categoria, a pasta daquela categoria. Na busca da página inicial, cada documento aparece uma vez, com a primeira categoria em que está.
Limites
Tamanho: cada arquivo pode ter até 25 MB. Um arquivo maior não entra: ao escolher ou arrastar arquivos, a tela avisa na hora e envia só os demais; no envio de pasta, a tabela de revisão já o marca como “fica de fora”, e os demais seguem.
Quantidade: até 200 arquivos por envio de pasta. Em uma pasta maior, vão os primeiros 200 e a janela avisa para enviar o resto em uma segunda vez.
Ao arrastar uma pasta: a tela lê até 500 arquivos e até 8 níveis de subpastas; acima disso, ela avisa. Desses, seguem no envio os primeiros 200.
Profundidade: até 8 níveis de pastas em um envio, contando a própria pasta enviada.
O que fica de fora do envio: pastas vazias e arquivos que o próprio computador cria (arquivos ocultos, temporários do Office, Thumbs.db e desktop.ini).
Mover ou copiar: até 200 documentos por vez.
Trazer de outra pasta: a lista mostra até 200 documentos por vez; use a busca da janela para chegar aos outros.
Pastas: mudam de lugar só dentro da mesma categoria, e uma pasta não entra dentro dela mesma nem de uma pasta que está dentro dela.