Por quanto tempo meus documentos ficam guardados? (Cofre Sonarview)

Quando usar: você quer saber por quanto tempo o documento assinado fica disponível, ou como mantê-lo guardado por mais tempo.

Por quanto tempo o documento fica guardado?

Depois de assinado, o documento fica acessível por um link sem login durante 30 dias. Nesse período, qualquer pessoa com o link pode abrir, baixar e verificar o documento.

Passados os 30 dias, esse link deixa de funcionar e o documento é apagado. Mas a comprovação da assinatura (o laudo) continua guardada e você, que enviou, já recebeu a sua cópia por e-mail. Ou seja: o que expira é o link aberto, não a prova da assinatura.

Como o documento fica guardado

Enquanto está guardado, o documento fica cifrado: embaralhado no armazenamento. Quem tivesse acesso direto ao armazenamento veria apenas conteúdo ilegível: o arquivo só é remontado pelo sistema no momento em que alguém com direito de acesso o abre ou baixa.

Cada documento tem a sua própria chave, criada no momento em que ele é guardado. Essa chave não fica junto do arquivo: ela própria é selada por uma chave-mestra que vive em um serviço de chaves separado do armazenamento. Para abrir um documento, o sistema pede a esse serviço que abra o selo e recebe de volta o conteúdo. A chave-mestra fica no serviço.

O selo é amarrado à empresa dona do documento: para abrir, é preciso declarar a mesma empresa que o selou. Declarando outra, a abertura falha: não devolve conteúdo errado, simplesmente não abre.

Como manter o documento guardado por mais tempo?

Contratando espaço de guarda para a sua empresa. É isso que o Cofre Sonarview é: o espaço que a sua empresa tem neste aplicativo. Não é um produto à parte que se liga ou desliga. É espaço, contratado em pacotes de GB.

A regra é simples: enquanto os seus documentos couberem no espaço contratado, nenhum deles é apagado pelo prazo. O prazo de 30 dias é a regra de quem não tem espaço contratado.

Quem não tem espaço contratado vê esse prazo explicado em um aviso no topo da tela de envio, com o botão Li e concordo. Enquanto a pessoa não clica nele, o envio fica travado. Cada pessoa que envia clica uma vez, e o clique fica registrado. Veja Enviar um documento para assinatura.

Os pacotes de espaço

A cobrança é mensal e acompanha o seu plano. No primeiro mês você paga só a parte proporcional ao tempo que falta do ciclo.

Os pacotes maiores saem mais baratos por GB: o preço é o do pacote, não uma multiplicação. O valor de cada um aparece em Configurações → Guarda de envelopes, na hora de contratar. Precisa de mais de 1.500 GB? Fale com o suporte: há contratação sob medida.

Valores de agosto de 2026. O valor que vale é sempre o que aparece na tela de contratação no momento da compra.

Onde contratar

• Em Configurações, abra a aba Guarda de envelopes. Só administradores acessam as Configurações da empresa.

• Ali você vê quanto espaço já usa e os pacotes disponíveis. Clique em Contratar no pacote que quiser.

• A contratação acontece na sua conta Sonarview, que é onde ficam o plano e o pagamento. Depois de confirmada, o espaço novo aparece no medidor.

• Para ampliar depois, o caminho é o mesmo: você paga só a diferença proporcional ao tempo que falta do ciclo.

Se você não é administrador da conta, a aba de Configurações não abre para você. Nesse caso, peça ao administrador da sua empresa para contratar o espaço.

O que acontece quando o espaço enche

Há dois avisos antes de qualquer surpresa, e um limite que morde.

• A 80% do espaço, aparece um aviso na tela de envio e nas Configurações. Ele diz as duas consequências, e a segunda é a que costuma passar despercebida: além de deixar de conseguir enviar arquivos novos, os envelopes concluídos depois que o espaço enche voltam a ter prazo.

• Com o espaço cheio, arquivos novos deixam de entrar. A mensagem diz quanto você usa, de quanto tem, e para onde ir. Não é uma falha do sistema nem uma suspensão da conta.

• Assinar continua funcionando. As assinaturas em andamento seguem normalmente, e você pode concluir tudo o que já enviou. O que para é a entrada de arquivo novo.

• O envelope concluído com o espaço cheio segue o prazo de 30 dias: ele não cabe no espaço que você contratou, então vale a regra de quem não tem espaço. A prova da assinatura não tem prazo de validade.

• Com o espaço cheio, o aviso da tela de envio também pede o Li e concordo. Enquanto você não clica, o botão Enviar envelope fica desligado.

Liberar espaço apagando arquivos antigos também resolve: assim que a ocupação volta a caber no contratado, os envios voltam ao normal.

Mesmo sem guarda paga, a comprovação da assinatura (laudo) continua guardada: a rotina que apaga documentos vencidos alcança o arquivo, e não o laudo. O que muda é só por quanto tempo o documento fica acessível pelo link sem login.

Documentos criados por outro aplicativo Sonarview

Se a sua empresa também usa outro aplicativo Sonarview (o Boards ou o Hub, por exemplo) e ele envia documentos para assinatura automaticamente, esses documentos aparecem e ficam guardados aqui, mas não ocupam o espaço do seu plano da Assinatura Eletrônica. O espaço deles conta no plano do aplicativo onde o documento foi criado.

No medidor de espaço (Configurações → Guarda de envelopes) esses arquivos aparecem em uma linha à parte, com o aviso de que não ocupam este espaço. É assim que você não paga duas vezes pelo mesmo arquivo.

Se eu apagar um documento assinado, perco a comprovação?

Não. Quando você apaga um documento que já foi assinado, o que sai do sistema é o arquivo. O registro da assinatura (quem assinou, quando, com que CPF, e o código que confirma a autenticidade) continua guardado, sem prazo. A comprovação de uma assinatura não é apagada por ninguém: nem por você, nem pelo prazo de guarda, nem por nós.

Vale a pena ser direto sobre isso, porque a palavra "Lixeira" sugere o contrário:

• Excluir um documento concluído é definitivo. Ele sai das listas e aparece na Lixeira, mas o arquivo em si já foi apagado: a Lixeira guarda o registro, não o arquivo. Não dá para desfazer.

• O que fica é a prova: quem assinou, quando, com que CPF, o código de verificação e o laudo. Isso não é apagado por ninguém, nem por você.

• Rascunhos e envelopes em andamento saem por completo, sem prova a preservar: não houve assinatura.

• Para excluir, você confirma com "Li e concordo". A janela de confirmação lista os arquivos que serão apagados, e o botão Excluir só funciona depois que você liga Li e concordo. Esse aceite fica registrado: quem, quando, de onde, quais arquivos e o texto que estava na tela.

Contratar espaço não muda isso: enquanto houver espaço contratado, o prazo de 30 dias deixa de se aplicar ao seu documento, mas não desfaz uma exclusão que você mesmo pediu.

Antes de apagar, baixe uma cópia, ou anote o código de verificação. Esse código (algo como K7P2-9XQM) fica impresso na lateral do documento assinado, e é ele que você digita em sign.sonarview.com.br/verificador para consultar a comprovação a qualquer momento, sem precisar de login.

A comprovação continua guardada mesmo depois que o arquivo é apagado, mas, sem o código, você fica sem como chamá-la. Guarde o documento assinado, ou pelo menos o código, em algum lugar seu.

O mesmo vale para o prazo de guarda: quando os 30 dias terminam e o arquivo é apagado, o código continua válido, sem prazo de validade, desde que você o tenha.

O que o código abre: o laudo de assinatura

Ao digitar o código no verificador, você recebe duas coisas: a confirmação na tela (quem assinou, quando, e o resumo digital do arquivo) e um botão para baixar o laudo.

O laudo é um PDF assinado com o certificado digital da Sonarview. Ele reúne, em um documento só, tudo o que comprova a assinatura: o nome e o CPF de cada signatário, a data e a hora, o papel de cada um no processo, e o resumo digital (hash) do arquivo assinado. É o documento que se apresenta se alguém contestar a assinatura.

• Não tem prazo. O laudo continua disponível nesta página mesmo depois que o arquivo assinado foi apagado, seja por você, seja pelo prazo de guarda.
• Não muda. O laudo é fechado no momento em que a assinatura se conclui. Baixado hoje ou daqui a cinco anos, é o mesmo arquivo, igual byte a byte.
• Qualquer pessoa alcança, sem login, desde que tenha o código. É por isso que o código é o que você precisa guardar.
• Ocupa espaço no seu plano, e é pouco. Como o laudo fica guardado sem prazo, ele conta no seu medidor: cerca de 0,3 MB por documento assinado. É o preço para que a comprovação não dependa de nada nem de ninguém depois. Diferente dos arquivos vindos de outro aplicativo Sonarview, o laudo conta aqui mesmo: ele é produzido pela Assinatura Eletrônica, seja qual for o aplicativo que criou o documento.

O laudo também fica disponível dentro da sua conta, na tela do documento, no botão Baixar laudo. Isso vale para todo documento concluído, inclusive os que foram criados automaticamente por outro aplicativo Sonarview.

Ainda com dúvida?

Se você precisa de um documento cujo link de 30 dias já expirou e não havia espaço contratado, fale com o suporte pelo chat de ajuda. Tenha o código de verificação em mãos: com ele, você abre o laudo no verificador mesmo sem ter o arquivo.