Quando usar: você quer saber exatamente quem consegue abrir um documento seu no Sonarview Sign: dentro da sua empresa, fora dela, e do lado da Sonarview.
Um documento no Sonarview Sign é aberto por quatro portas, e só por essas quatro. Vale a pena conhecer as quatro, porque a dúvida quase sempre nasce de confundir uma com a outra.
1. As pessoas da sua empresa
Quem entra com a conta da sua empresa vê os documentos daquela empresa, e o quanto vê depende do papel:
| Papel | O que enxerga |
|---|---|
| Administrador | Todos os documentos da empresa. |
| Operador | Todos os documentos da empresa (mas só altera ou cancela os que são dele). |
| Leitor | Todos os documentos da empresa, apenas para leitura. |
| Membro | Apenas os documentos que ele mesmo enviou ou nos quais ele é signatário. |
Documento de outra empresa não aparece, não é pesquisável e não abre, nem por link direto, nem por engano de digitação. A separação por empresa é conferida em cada abertura, e não apenas na tela de listagem.
Detalhe dos papéis: Papéis e permissões: administrador e membro e Papéis e permissões: operador e leitor.
2. Os signatários, pelo link que receberam
Quem foi convidado a assinar abre o documento sem ter conta, pelo link do e-mail. Esse link vale para aquele documento e aquela pessoa: não serve para outro documento, e não dá acesso a mais nada da sua empresa.
3. O link aberto, depois de assinado
Este é o ponto que mais gera surpresa. Depois de concluído, o documento fica acessível por um link sem login durante 30 dias. Nesse período, qualquer pessoa que tenha o link pode abrir e baixar, inclusive alguém a quem o link foi encaminhado.
Trate o link como trata o próprio documento. Se ele não deve circular, não encaminhe o e-mail de conclusão.
Passados os 30 dias, o link deixa de funcionar. Ver Por quanto tempo meus documentos ficam guardados? (Cofre Sonarview).
Há ainda a verificação pública de autenticidade, pelo código impresso no documento. Ela confirma que o documento é autêntico e mostra os signatários com e-mail e CPF parcialmente ocultos, e não entrega o conteúdo do documento. Ver Verificar a autenticidade de um documento assinado.
4. Os sistemas que a sua empresa integrou
Se a sua empresa conectou o Sonarview Sign a outro sistema (CRM, ERP, um fluxo próprio), esse sistema usa uma credencial própria, que o administrador da conta cria e pode revogar a qualquer momento. Cada chamada dessa credencial fica registrada.
5. E se um aparelho ficou com a sua conta aberta?
Um computador emprestado, um notebook que ficou no escritório, uma janela aberta em casa: a dúvida seguinte a "quem vê" costuma ser "como eu corto".
No menu do seu nome, no canto superior direito, a opção se chama Sair de todos os aparelhos. Ao clicar, o Sonarview Sign encerra a sua sessão em todos os aparelhos e abre a página da Sonarview com a pergunta Sair de todas as aplicações?. Clique em Sair de todas para encerrar a sua sessão em todas as aplicações Sonarview e em todos os aparelhos em que você estava conectado, e não apenas naquele em que você clicou.
Se escolher Sair só deste aparelho, você sai apenas neste navegador e continua conectado nas outras aplicações, nos outros aparelhos. O Sonarview Sign é a exceção: ele já foi encerrado em todos os aparelhos assim que você clicou em Sair de todos os aparelhos. Se fechar a página sem clicar em nenhum dos dois botões, a Sonarview mantém você conectado nas outras aplicações.
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A partir daí, aquele outro aparelho deixa de carregar os seus documentos. O corte acontece no momento em que aquele aparelho for usado de novo: quem voltar àquela janela encontra a tela de entrada. Em uma janela esquecida, para a qual ninguém está olhando, não há nada a ver acontecer. O corte espera lá.
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Vale também para uma janela que você não consegue mais alcançar. Não é preciso ter o aparelho em mãos.
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Para voltar a usar, é só entrar de novo, normalmente.
Isso encerra o seu acesso, não os documentos. Sair de todos os aparelhos não cancela documentos em andamento e não invalida os links de assinatura que os seus signatários receberam: eles continuam podendo assinar normalmente. Para interromper um documento, use Cancelar na tela do processo.
“Esqueci uma janela aberta” e “alguém tem a minha conta” não são a mesma dúvida. Sair de todos os aparelhos resolve a primeira: encerra as suas sessões no Sonarview Sign e, ao clicar em Sair de todas, em todas as aplicações Sonarview. Se a sua dúvida é a segunda (desconfia que alguém conhece a sua senha ou entrou na sua conta), o acesso nasce antes do Sonarview Sign: troque também a senha no Sonarview SSO (auth.sonarview.com.br) e avise o administrador da sua empresa. É lá que a sua identidade vive, e é de lá que todo o acesso vem.
Se o que você quer é tirar o acesso de outra pessoa da empresa, isso não se faz por aqui: quem remove uma pessoa da organização é o administrador, nas configurações da conta.
E a Sonarview? O que a nossa equipe consegue ver
Dizemos isto por escrito porque a pergunta é legítima: sim, um administrador de plataforma da Sonarview consegue abrir um documento seu. É o mesmo acesso que permite investigar um chamado de suporte, recuperar um envio travado ou responder a uma ordem judicial. Não é toda a nossa equipe: é um grupo restrito.
O que mudou, e é o que interessa a você:
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Toda abertura de documento por uma pessoa fica registrada: quem abriu, quando, por qual caminho (visualizar, baixar, pacote, laudo) e de onde.
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Quando quem abre não pertence à empresa dona do documento, incluindo os nossos administradores de plataforma, a linha nasce marcada, separada do uso normal. Não é preciso garimpar: essas aberturas são listadas à parte.
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O registro sobrevive ao documento: mesmo depois que o arquivo é apagado, continua possível responder "quem abriu isto?". Ele é guardado por 12 meses.
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O registro é apagado junto com a sua conta quando você pede a exclusão dos seus dados (LGPD).
Quer a lista de quem abriu os seus documentos? Peça ao suporte. Hoje esse registro é consultado pela Sonarview e entregue mediante solicitação do administrador da conta. Ainda não há uma tela sua para consultá-lo.
Como o documento fica guardado
Enquanto guardado, o documento fica cifrado: quem tivesse acesso direto ao armazenamento veria apenas conteúdo ilegível. Cada documento tem a sua própria chave, e essa chave é selada por uma chave-mestra guardada em um serviço separado do armazenamento. Para abrir um documento, o sistema pede a esse serviço que abra o selo e recebe de volta o conteúdo. A chave-mestra fica no serviço. O selo é amarrado à empresa dona do documento: para abrir, é preciso declarar a mesma empresa que o selou.
A cifra protege contra quem chegasse ao armazenamento. Ela não protege contra quem tem o link aberto dos 30 dias. Esse abre normalmente, como descrito acima.