Um grupo empresarial quase nunca é uma empresa só. É comum existir uma holding, uma ou mais sociedades controladas, participação em coligadas, e sócios diferentes em cada uma delas. Hoje essa informação normalmente vive espalhada: um pedaço no contrato social, outro em uma planilha do contador, e boa parte só na cabeça de quem fundou o grupo. A tela Sócios junta tudo isso em um lugar só: o organograma visual do grupo, mostrando quem controla quem e com que percentual; o quadro de sócios de cada sociedade, mostrando quem são as pessoas ou empresas donas de cada parte e quanto cada uma tem; o livro de atos societários de cada sociedade, o histórico formal de alteração de contrato social, distribuição de lucros, entrada e saída de sócio, sempre com o documento correspondente anexado; os procuradores de cada empresa, com os poderes e a validade de cada procuração; e os poderes de assinatura de cada sócio, quem assina sozinho, quem assina em conjunto, e até que valor.
No topo do organograma existe sempre uma caixa especial chamada A própria empresa, com o rótulo Empresa principal. Ela representa a sua organização, a mesma que você já usa todos os dias no sistema, por isso não precisa ser cadastrada: já está lá, sozinha e fixa no topo. O nome que aparece nessa caixa é o nome da sua organização, e só o administrador da organização pode mudá-lo: ao abrir a janela da empresa, o nome aparece grande no alto, e basta clicar sobre o próprio nome para editá-lo ali mesmo, a alteração salva sozinha ao sair do campo. As demais sociedades do grupo, a holding, as controladas, as coligadas e qualquer outra empresa que faça parte da estrutura, são cadastradas por você e penduradas abaixo dessa caixa principal.
Este artigo trata do organograma: cadastrar as sociedades do grupo, montar a estrutura arrastando as caixas, registrar participações cruzadas pelo caminho por formulário, arquivar ou apagar, e quem pode fazer cada coisa. O que existe dentro de cada sociedade (sócios, atos societários, procuradores, a ficha de cada sócio) e a transferência de participação têm artigos próprios, listados no fim desta página.
Cadastrar uma sociedade e montar o organograma arrastando
Para incluir uma nova sociedade no grupo, use o botão Nova sociedade, no alto da tela. O formulário pede o nome da sociedade (obrigatório), o papel dela no grupo (Holding, Controlada, Coligada, Investida ou Outra), o CNPJ (opcional, com a máscara aplicada sozinha enquanto você digita) e um campo de observações, também opcional. Assim que você salva, a sociedade aparece no organograma como uma caixa solta, ainda sem ligação com nenhuma outra. Depois de criada, os dados da sociedade (papel, CNPJ, observações) também se editam direto na janela dela, sem formulário separado.
Para pendurar essa caixa no lugar certo da estrutura, arraste a caixa até a controladora e solte em cima dela, que pode ser outra sociedade do grupo ou a própria caixa Empresa principal, quando a sociedade for controlada diretamente pela empresa principal. Ao soltar em cima de outra sociedade, abre uma janela chamada Definir controladora, onde você escolhe o tipo de vínculo (Controle, Coligação ou Participação) e informa o percentual de participação. Já se você soltar a caixa em cima da própria Empresa principal, o efeito é mais direto: a sociedade vai para o topo do organograma, sem controladora nenhuma, sem nenhuma janela para preencher, porque ali não existe percentual a definir.
Vale entender com cuidado uma regra deste jeito de montar o organograma arrastando: cada sociedade só pode ter uma controladora por vez. Se a sociedade que você está arrastando já tinha uma controladora diferente, soltar ela em cima de uma nova substitui o vínculo anterior, não soma um vínculo a mais. Por isso, a janela Definir controladora avisa antes de você confirmar, citando pelo nome quem vai perder o vínculo, para você decidir com clareza se é realmente isso que quer fazer. Esse modelo mais simples, de uma controladora por sociedade, atende a maioria dos grupos, e é também o motivo de existir o caminho Gerenciar grupo, explicado a seguir, reservado para quando duas sociedades são realmente donas da mesma terceira ao mesmo tempo, uma participação cruzada de verdade. Por segurança, o sistema também não deixa você soltar uma sociedade dentro de outra que ela mesma controla, direta ou indiretamente, o que deixaria o organograma com um laço fechado, uma sociedade sendo dona de quem é dona dela.
Cada caixa do organograma já mostra, antes mesmo de você clicar nela, quantos sócios e quantos atos aquela sociedade tem cadastrados.
Imprimir ou gerar o PDF do organograma
O botão Imprimir / PDF, no alto da tela, gera um documento pronto para levar a uma reunião de conselho ou enviar ao contador: ele sai com a marca da plataforma, o título "Organograma do grupo" com o nome da sua organização, a data de geração no cabeçalho e um rodapé de confidencialidade. A folha sai deitada (paisagem), para o organograma caber confortavelmente. Na janela de impressão do navegador, você pode mandar para a impressora ou escolher "Salvar como PDF".
Gerenciar grupo: o caminho por formulário, para participações cruzadas
Além de arrastar caixas, quem administra Sócios tem um caminho alternativo, por formulário, no botão Gerenciar grupo, no alto da tela. Ele serve para dois fins: cadastrar sociedades sem precisar abrir o organograma, e, principalmente, registrar participações cruzadas de verdade, o caso em que duas sociedades diferentes são donas de pedaços da mesma terceira sociedade ao mesmo tempo, algo que o arrastar e soltar não permite, por ser um modelo mais simples, de uma controladora só por sociedade.
Gerenciar grupo se divide em três partes. A primeira, Sociedades do grupo, tem o mesmo cadastro do botão Nova sociedade, com Editar e Arquivar disponíveis no menu de cada uma. A segunda, Participações, só aparece depois que existirem ao menos duas sociedades cadastradas, e o botão Registrar participação abre um formulário onde você escolhe a sociedade que detém, a sociedade detida, o tipo de vínculo e o percentual: repita esse cadastro quantas vezes for preciso para representar todos os donos de uma mesma sociedade, sem o limite de uma controladora por vez que existe no arrastar e soltar. A terceira parte, fechada por padrão, é Sociedades arquivadas, tratada em detalhe a seguir.
Arquivar e apagar: o que volta atrás, o que não volta
A regra geral do sistema é preferir arquivar a apagar de vez, exatamente para não perder nada por engano. Na tela Sócios isso se aplica de formas diferentes, dependendo do que está sendo removido.
Uma sociedade pode ser arquivada a qualquer momento, pelo menu da caixa dela ou de dentro da própria janela de detalhe, sem pedir confirmação, porque é uma ação totalmente reversível: ela some do organograma e passa a aparecer dentro de Gerenciar grupo, na seção Sociedades arquivadas. De lá, Restaurar devolve a sociedade ao organograma exatamente como estava. Já Apagar definitivamente, disponível só para o administrador da organização, é a única ação sem volta desta tela, e por isso pede uma confirmação forte antes de executar, explicando tudo o que será apagado junto: as participações daquela sociedade, os sócios dela, os atos societários com os documentos anexados, todo o acervo de Investidores relativo àquela sociedade (investidores cadastrados, fichas e pastas) e a pasta dela dentro do Data Room. Essa ligação com Investidores existe porque aquela área também organiza tudo por sociedade do grupo, então apagar uma sociedade de vez precisa limpar também a parte que é dela lá.
Sócio é diferente de sociedade: não existe a opção Arquivar, só Remover, e Remover aqui é definitivo, sem restauração possível. A confirmação que aparece na tela pergunta "Remover o sócio (nome) do quadro societário? Os documentos da ficha também serão apagados." Além dos documentos da ficha, se essa pessoa estiver cadastrada como alguém sendo sucedida em Sucessão, o sistema apaga também todos os sucessores dela lá, com os documentos e o quadro do plano de sucessão de cada um deles. A tela não avisa sobre essa parte na hora de remover, então vale a pena, antes de remover um sócio, conferir em Sucessão se essa pessoa tem sucessores mapeados.
Quem pode fazer o quê
Vale deixar claros os quatro níveis de permissão que aparecem nesta tela, porque cada um libera uma coisa diferente e não devem ser confundidos:
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Quem administra Sócios pode cadastrar e editar sociedades, sócios, atos e procuradores, arrastar o organograma, usar Gerenciar grupo, e ver e baixar os documentos das partes relacionadas.
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Quem também administra o Data Room vê, além disso, a opção Mostrar também no Data Room no cadastro de um ato. Sem essa segunda permissão, a opção simplesmente não aparece, mesmo para quem administra Sócios normalmente.
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Quem tem o papel mais alto da organização é o único que vê o botão Tipos, dentro da ficha do sócio, para criar, renomear ou remover os tipos de documento.
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Quem é o administrador da organização é o único que pode Apagar definitivamente qualquer sociedade ou documento arquivado, e o único que pode editar o nome da organização, na caixa Empresa principal.
Os outros artigos deste assunto
O resto da tela Sócios está nestas páginas:
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Sócios: a janela da sociedade e a ficha de cada sócio (o quadro societário, o livro de atos, os procuradores, a correção campo a campo e a ficha de cada sócio)
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Sócios: transferir uma cota ou ação de um sócio para outro (quando alguém vende, cede ou herda participação, com o ato registrado junto)