Quando alguém abre ou baixa um documento em PDF no Boards, o arquivo sai com o nome, o e-mail e a data e hora de quem pediu, escritos em cinza claro atravessando cada página. É a chamada marca de procedência.
Ela responde a uma pergunta que o registro de atividades não responde: “este documento apareceu em um lugar onde não devia: de qual cópia ele veio?”
Para que serve, na prática
A marca trabalha em dois momentos diferentes, e o primeiro é o mais importante:
- Antes de acontecer. Quem baixa o documento vê o próprio nome na folha. Isso muda o comportamento: encaminhar um balanço para o grupo de WhatsApp da família é outra coisa quando o seu nome vai junto.
- Depois, se acontecer. Se a cópia reaparecer, o nome nela diz de onde saiu. Sem a marca, você saberia quem baixou (isso o registro já guarda), mas não conseguiria ligar aquela cópia específica a uma pessoa.
Onde ela aparece
Em todo PDF que o Boards entrega, venha de onde vier: Data Room, Cofre, atas, documentos do colegiado, anexos de decisão, dossiê da reunião, área do investidor, acervo de sócios, M&A e sucessão. Vale tanto para “Abrir” (ver na tela) como para “Baixar”.
Também vale para os documentos enviados por link a quem não tem conta na plataforma: o contador, o advogado, a secretária. Nesse caso a marca leva o e-mail da pessoa que recebeu o link, que é exatamente quem você precisa identificar.
O que ela NÃO faz, e é melhor saber agora
Esta parte é escrita de propósito, porque prometer o que não temos seria pior do que não ter:
- Não impede um print de tela. Quem fotografar a tela com o celular, ou recortar um pedaço da página, leva o conteúdo sem a marca. Nenhuma plataforma do mercado resolve isso, e quem disser que resolve está vendendo outra coisa.
- Não impede “imprimir para PDF”. Reimprimir o arquivo pode remover a camada da marca.
- Não vale para todo tipo de arquivo. Só PDF. Planilha, Word, imagem e ZIP saem como estão. Se o documento é sensível e você quer a marca, guarde-o em PDF.
- Não bloqueia nada. A marca é registro, não tranca. Quem controla quem pode ver é o “Quem vê” de cada pasta e documento.
Ela é uma camada a mais, não a única. Somada ao registro de quem abriu, ao acesso por pasta e ao link pessoal com código de 6 dígitos, ela fecha o caso que as outras deixam aberto.
A ata assinada digitalmente é a exceção
Um documento assinado digitalmente não recebe a marca, e isso é de propósito. A assinatura digital cobre os bytes do arquivo: mudar qualquer coisa nele, inclusive escrever um nome em uma página, invalidaria a assinatura. A ata assinada é justamente o documento que mais precisa continuar válido perante um cartório, um banco ou uma junta comercial.
O sistema reconhece sozinho que o arquivo está assinado e passa ao largo. Você não precisa configurar nada.
Perguntas que costumam aparecer
A marca atrapalha a leitura do documento?
Não. Ela é cinza claro e fica abaixo do conteúdo, na diagonal. Dá para ler tudo normalmente, inclusive tabelas e números. Ela precisa ser vista para funcionar. Não é uma marca secreta.
Posso desligar a marca?
Hoje não. Ela vale para toda a plataforma, sem opção por documento ou por pasta. Se isso for um problema para o seu caso, fale com o suporte: a decisão de tornar isso configurável depende de entender qual é o uso que a marca atrapalha.
O arquivo guardado no sistema também fica marcado?
Não, e essa distinção é importante. A marca é da cópia, não do original. O arquivo guardado continua exatamente como você subiu. A marca é aplicada no momento em que alguém baixa, com o nome de quem está baixando naquele instante.
Se fosse o contrário, o primeiro download carimbaria o documento para sempre, e todas as pessoas seguintes levariam a cópia com o nome da primeira. Uma marca que acusa a pessoa errada é pior do que marca nenhuma.
Duas pessoas que baixam o mesmo documento recebem arquivos diferentes?
Sim. Cada uma recebe uma cópia com o próprio nome e o próprio horário. É isso que permite dizer de qual download veio a cópia que apareceu por aí.
E se eu baixar o mesmo documento duas vezes?
As duas cópias trazem o seu nome, com horários diferentes. O registro de atividades guarda cada uma das aberturas.
Quem consegue ver que eu baixei?
Quem administra a organização, no Registro de atividades. Ele já mostrava quem abriu e quem baixou cada documento, e continua mostrando: a marca não substitui esse registro, soma a ele.
O arquivo fica maior?
Um pouco, e de forma irrelevante na prática: a marca acrescenta uma linha de texto por página.
Um documento antigo, subido antes disso, também sai marcado?
Sim. A marca é aplicada na hora do download, então vale para todo o acervo, inclusive o que já estava guardado há anos.
Se um documento vazou: o que fazer
- Olhe a marca na folha. Ela traz nome, e-mail e o horário exato do download.
- Confirme no Registro de atividades. Procure aquele documento e aquele horário: o registro confirma o acesso de forma independente.
- Corte o acesso. Se foi por link, cancele em “Links enviados”: a pessoa perde o acesso na hora. Se foi por conta, ajuste em “Quem vê”.
- Se a cópia não tiver marca, ela provavelmente saiu por foto de tela, ou é um formato que não é PDF. Nesse caso o Registro de atividades continua sendo a melhor pista: ele diz quem teve o documento aberto.
Publicado em 15 de agosto de 2026.