O Sonarview Boards tem três formas diferentes de troca de mensagens: Correio, Chat e o sino de notificações. A confusão mais comum entre quem começa a usar a plataforma é achar que essas três coisas são a mesma coisa, ou que uma avisa sobre a outra. Não avisam. Cada canal foi pensado para uma situação diferente, e entender essa diferença evita dois problemas comuns no dia a dia: mandar um assunto sensível pelo canal errado, ou ficar esperando um aviso que nunca vai chegar.
Três canais, três propósitos diferentes
Pense nos três canais como três formas de comunicação que você já usa fora da plataforma, só que aqui organizadas e, em alguns casos, registradas de forma permanente.
O Correio (no menu lateral, "Meu correio") funciona como um e-mail interno formal. Você escreve, envia, e o destinatário lê quando puder, sem exigir resposta imediata. Ele tem controle de sigilo e recibo de leitura. É o canal certo para qualquer assunto que hoje você resolveria mandando um e-mail avulso ou uma mensagem de WhatsApp para o conselho, mas que na verdade merece ficar registrado, com controle de quem pode ler e prova de que a pessoa realmente abriu a mensagem.
O Chat (no menu lateral, "Minhas mensagens") é bate-papo rápido, em tempo real, sem recibo formal de leitura e sem os níveis de sigilo do Correio. É o substituto do WhatsApp pessoal para uma pergunta rápida ou um alinhamento de última hora, uma conversa que não precisa de registro formal.
O sino de notificações (o ícone no topo de qualquer tela da plataforma, ele não é um item do menu lateral) é uma terceira coisa, com uma função bem mais restrita do que parece à primeira vista. Ele mostra apenas pendências de governança, coisas que estão esperando uma ação sua, como um voto, uma confirmação de presença, uma assinatura, uma tarefa, um formulário ou um comunicado. O sino nunca mostra mensagens novas do Correio ou do Chat.
Essa última parte merece destaque, porque é a origem da maior parte da confusão. Se alguém te mandar uma mensagem no Correio ou no Chat, o sino não vai acender nem avisar nada. A única forma de saber que chegou algo novo é entrar diretamente em "Meu correio" ou em "Minhas mensagens" e olhar o contador de mensagens não lidas ali dentro. Vale criar o hábito de abrir os dois de tempos em tempos, do mesmo jeito que se confere uma caixa de e-mail, porque a plataforma não empurra esse aviso para você através do sino.
Ao longo deste artigo, o termo colegiado é usado de forma genérica para falar de qualquer conselho ou comitê da organização.
Privacidade: quem consegue ler o que você escreve
Esta é a pergunta que todo conselheiro faz, mais cedo ou mais tarde, e a resposta precisa ser direta, porque dela depende a confiança em usar a plataforma para assuntos delicados.
No Correio, uma mensagem é lida por duas partes e mais ninguém: quem enviou e quem recebeu. Nem o administrador da organização abre a sua caixa. Não existe uma tela, um relatório ou um registro de auditoria em que o administrador consiga ver o que foi escrito no seu correio. Isso não é uma questão de configuração que alguém possa mudar em Configurações, é uma regra do próprio sistema.
No Chat, vale o mesmo princípio: só quem participa da conversa lê a conversa. Em uma conversa individual ou em um grupo, isso significa os participantes. No chat de um colegiado, significa os membros daquele colegiado. O administrador da organização não entra por cima: se ele não é membro do colegiado, não lê o chat do colegiado. Para acompanhar aquela conversa, ele precisa passar a ser membro, e aí todo mundo vê que ele entrou.
Além disso, o que se escreve no Correio e no Chat (o assunto e o texto das mensagens) é cifrado (AES-256) antes de ser gravado, e o sistema o decifra quando quem tem acesso abre a mensagem. O Meu caderno segue a mesma regra.
Duas ressalvas, para não gerar expectativa errada. A primeira: os nomes das pessoas não fazem parte do que é cifrado dessa forma; o que é cifrado é o que foi escrito. A segunda: privacidade não é o mesmo que sigilo dentro da conversa. Se você manda uma mensagem para cinco pessoas, essas cinco pessoas leem, e uma delas pode contar a terceiros o que leu. É para reduzir esse risco que existem os níveis de sigilo do Correio, explicados no artigo sobre o Correio, que bloqueiam o encaminhamento e, no caso mais forte, destroem a mensagem depois da leitura.
E uma diferença que confunde muita gente: "Minha agenda", "Minhas tarefas" e "Minhas decisões" não seguem essa regra. O possessivo ali quer dizer "a sua lista", não "só sua". As reuniões, as tarefas e as deliberações pertencem ao colegiado, e os outros membros dele também as veem, cada um a partir da sua própria tela. As três telas avisam isso, em uma linha, logo abaixo do título.
Resumo rápido para consultar depois
O Correio (Meu correio) é para comunicação formal, tem controle de sigilo, tem recibo de leitura, e nunca gera aviso no sino. Só remetente e destinatário leem, nem o administrador. As quatro abas leem do mesmo jeito: lista à esquerda, conteúdo à direita. Use no lugar de um e-mail avulso ou de um WhatsApp, para assuntos que precisam ficar registrados, com controle de quem pode ler.
O Chat (Minhas mensagens) é para conversas rápidas em tempo real, não tem os níveis de sigilo do Correio, não tem recibo formal, e também nunca gera aviso no sino nem por e-mail. Só quem participa da conversa lê a conversa. Use no lugar do WhatsApp pessoal, para alinhamentos do dia a dia.
O que se escreve no Correio, no Chat e no Meu caderno é cifrado (AES-256) antes de ser gravado, e o sistema decifra quando quem tem acesso abre.
O sino é exclusivamente para pendências de governança: voto, presença, assinatura, tarefa, formulário e comunicado. Ele nunca mostra mensagens de Correio ou de Chat, e marcar como lida dentro dele só vale para o computador que você está usando naquele momento.
Com essa diferença em mente, fica muito mais simples decidir, na hora de escrever algo, qual dos três canais é o certo para aquela situação.
Os outros artigos deste assunto
Cada canal tem a sua própria página, com o passo a passo:
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O Correio: a correspondência formal da empresa, com sigilo e recibo de leitura (as quatro abas, como enviar, os três níveis de sigilo, o recibo de leitura e o Correio do seu órgão)
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Chat, o sino de notificações e os avisos por e-mail (o bate-papo rápido, o que o sino mostra e o que ele nunca mostra, e os avisos por e-mail)