O Correio: a correspondência formal da empresa, com sigilo e recibo de leitura

O Correio do Sonarview Boards, que no menu lateral aparece como "Meu correio", é a correspondência formal dentro da empresa: tem controle de sigilo, recibo de leitura e fica registrado. Este artigo explica as quatro abas, como montar e enviar uma mensagem, os três níveis de sigilo e o que cada um muda de verdade, a aba Pendentes e o Correio de cada colegiado. A diferença entre o Correio, o Chat e o sino, e quem consegue ler o que você escreve, está no artigo principal sobre os três canais.

Correio: sua correspondência formal dentro da empresa

No menu lateral, esse canal aparece como "Meu correio", e é esse mesmo o título da página.

A tela é organizada em quatro abas. Recebidas mostra as mensagens que chegaram para você, com um contador de quantas ainda não foram lidas. Pendentes lista itens de ação que dependem de você, também com contador, e será explicada em detalhe mais adiante. Enviadas guarda tudo que você mandou, com o status de leitura de cada mensagem. Menções reúne os lugares em que alguém te citou usando @ seguido do seu nome, em um comentário dentro da plataforma, para que você não perca de vista uma citação direta mesmo quando não era o destinatário principal daquela conversa.

A leitura ao lado: como as quatro abas funcionam

As quatro abas usam a mesma forma de leitura, a mesma que você já conhece dos programas de e-mail: a lista fica à esquerda e, ao clicar em uma linha, o conteúdo abre no painel à direita, sem sair da página e sem abrir janela nenhuma por cima da tela. Isso vale para as quatro, e o que aparece no painel muda conforme a aba:

• Em Recebidas, aparece a mensagem inteira, com o remetente, a data, as etiquetas de sigilo e de urgência, os anexos, e os botões de responder e encaminhar.

• Em Pendentes, aparece o que se espera de você naquele item, em uma frase direta ("Esta deliberação aguarda o seu voto", por exemplo), com o prazo quando houver e um único botão que leva à origem. No caso de um comunicado, o texto do próprio comunicado abre ali mesmo, no painel.

• Em Enviadas, aparece o conteúdo que você mandou e o recibo de leitura completo, pessoa por pessoa: quem já abriu, quando abriu, e quem não abriu até o prazo.

• Em Menções, aparece o trecho do comentário em que citaram o seu nome, em tamanho de leitura, com um botão para ir até o comentário na origem.

Quem quiser ver uma mensagem em tela cheia continua podendo: o botão "Abrir em tela cheia", no rodapé do painel, faz isso.

A caixa não nasce vazia

Em uma organização nova, o Correio já chega com algumas mensagens, pendências e menções de exemplo, feitas para você experimentar cada recurso (sigilo, urgência, prazo de abertura, recibo de leitura) antes de escrever a primeira mensagem de verdade. São dados de demonstração, marcados como tal, e podem ser apagados de uma vez em Configurações, no botão "Limpar exemplos". Apagar os exemplos não toca em nada que seja seu.

Como montar e enviar uma mensagem

O botão "Nova mensagem" abre o formulário de envio. O campo mais importante é o "Para", onde você escolhe o destinatário combinando livremente três formas de endereçamento: "Todos da organização" (todo mundo de uma vez), Grupos (pílulas que representam cada conselho ou comitê cadastrado) e Pessoas (busca por nome, com sugestões que aparecem automaticamente enquanto você digita). Essas três formas podem ser somadas na mesma mensagem, por exemplo, mandar para um grupo inteiro e ainda incluir uma pessoa avulsa que não faz parte dele. Um detalhe pequeno, mas que evita confusão: você nunca aparece na sua própria lista de destinatários possíveis, porque não faria sentido mandar uma mensagem para si mesmo.

Depois do destinatário vem o "Assunto", que é obrigatório, do mesmo jeito que em um e-mail ele ajuda quem recebe a entender do que se trata antes de abrir. O campo "Mensagem" é onde vai o corpo do texto. É possível anexar arquivos arrastando e soltando diretamente na tela, com um limite de 25 MB por arquivo e 100 MB no total somando todos os anexos da mesma mensagem. Também é possível incluir links.

Na barra de opções existem três controles que vale entender bem, porque cada um faz uma coisa diferente.

Sigilo define o nível de confidencialidade da mensagem, e tem efeito real sobre o que pode ser feito com ela depois de enviada. Esse ponto é importante o suficiente para merecer uma seção própria, logo abaixo.

Urgente é puramente um destaque visual na lista de mensagens do destinatário, para chamar atenção quando a pessoa abrir o Correio. Ele não envia nenhum aviso adicional, não aciona o sino e não gera e-mail nenhum. Ou seja, marcar uma mensagem como Urgente não garante que alguém vai vê-la mais rápido: se essa pessoa não entrar no Correio, o destaque visual não adianta.

Prazo de abertura é uma data e hora, no horário de Brasília, até quando o destinatário deveria abrir a mensagem. Não é uma trava automática, ninguém é impedido de abrir depois do prazo, e ninguém recebe um aviso automático quando o prazo vence. O que esse prazo faz é marcar a mensagem na aba Enviadas: passado o prazo, a lista mostra, ao lado da mensagem, quantos destinatários não abriram, e o recibo de leitura mostra "Não abriu até o prazo" ao lado do nome de cada um deles. É um recurso de acompanhamento, que você confere entrando em Enviadas, não um lembrete automático.

Os três níveis de sigilo, e por que essa escolha importa de verdade

Em muitos sistemas, a palavra "confidencial" é só uma etiqueta decorativa que não muda nada no comportamento. Aqui não: o nível de sigilo muda de fato o que pode acontecer com a mensagem. Vale entender cada um com calma antes de escolher.

Normal é o nível padrão. A mensagem se comporta como qualquer correspondência comum, aparece normalmente para quem recebe e pode ser encaminhada para outras pessoas sem restrição.

Confidencial marca a mensagem como sigilosa e bloqueia o encaminhamento. Quem recebe pode ler normalmente, mas o botão "Encaminhar" simplesmente não existe para esse tipo de mensagem. A razão é direta: uma vez que uma mensagem pode ser encaminhada, você perde o controle de quem vai acabar lendo. Para qualquer assunto que exija manter a lista de leitores restrita ao que você definiu originalmente, o Confidencial é o nível certo.

Top Confidencial é o nível mais forte, reservado para os assuntos mais sensíveis, e funciona de um jeito bem diferente dos outros dois. Na primeira vez que o destinatário seleciona a mensagem, ele não vê o conteúdo direto, vê apenas uma prévia com o aviso "Leitura única: esta mensagem será destruída ao confirmar a abertura e não poderá ser reaberta", junto com um botão chamado "Abrir e destruir". O conteúdo completo só aparece depois desse clique deliberado, exatamente para que ninguém abra por engano sem saber que ela vai sumir em seguida. Assim que todos os destinatários já tiverem lido dessa forma, o conteúdo é apagado, e no lugar da mensagem passa a aparecer apenas o aviso de que ela era de leitura única e já foi destruída. Esse nível existe para situações em que nem mesmo manter uma cópia guardada e protegida é aceitável: um assunto que precisa ser lido e considerado, mas sem deixar rastro nenhum depois.

Existe um detalhe sobre sigilo que confunde bastante gente, e por isso merece atenção redobrada. Quando você responde a uma mensagem Confidencial ou Top Confidencial, a sua resposta nasce sempre como Normal. O sigilo não é herdado automaticamente da mensagem original. Isso quer dizer que, se você quiser manter o mesmo nível de proteção na sua resposta, precisa escolher esse nível de novo, manualmente, antes de enviar. Esquecendo esse passo, uma resposta a um assunto Top Confidencial pode sair como mensagem comum, visível e passível de encaminhamento. Vale sempre conferir o campo Sigilo antes de enviar qualquer resposta a uma mensagem que originalmente era protegida.

Como ler, responder e encaminhar mensagens

Selecionada a mensagem na lista, ela abre no painel ao lado. Duas ações ficam disponíveis ali. "Responder" sempre existe, e a resposta é escrita no próprio painel. "Encaminhar" só aparece em mensagens Normais, pela mesma razão explicada acima sobre o bloqueio de encaminhamento nos níveis Confidencial e Top Confidencial.

Na aba Enviadas, cada mensagem mostra um recibo de leitura no formato "X/Y lidas", indicando quantos destinatários já abriram a mensagem do total de pessoas para quem ela foi enviada, e o painel de leitura detalha isso pessoa por pessoa. Se a mensagem tinha um prazo de abertura definido, também aparece quantos destinatários não abriram até aquela data. Esse recibo é uma informação passiva: você só fica sabendo entrando na aba Enviadas e selecionando aquela mensagem. A plataforma não manda e-mail nem notificação avisando que o prazo venceu ou que alguém ainda não leu. Se o prazo de leitura for importante para você, o hábito de voltar e conferir manualmente na aba Enviadas é o que garante que você vai notar.

A aba Pendentes e o Correio do seu órgão

O que aparece em Pendentes, e por que não existe botão de descartar

A aba Pendentes reúne tudo que está esperando uma ação sua, e cada item aparece com um selo indicando o tipo. Quando há mais de um tipo na lista, aparecem também botões de filtro no topo, para ver só um tipo de cada vez.

Deliberação é um voto pendente, e o botão do painel leva direto para a votação. Convite pede a confirmação de presença em uma reunião. Assinatura é um documento, geralmente uma ata, aguardando a sua assinatura. Ação é uma tarefa sob sua responsabilidade, mostrando o prazo quando existir um. Formulário é algo que precisa ser respondido. Comunicado é um aviso do seu colegiado que você ainda não leu, e o texto dele abre no painel ao lado, sem precisar navegar para outro lugar.

Um detalhe útil sobre Comunicado: abrir um único comunicado marca automaticamente todos os comunicados daquele colegiado como lidos de uma vez, então não é preciso abrir um por um quando há vários do mesmo grupo. Existe também o botão "Marcar todos como lidos", no topo da aba, quando há comunicados não lidos.

Um ponto importante sobre como essa lista funciona por trás das telas: ela não é um histórico acumulado, é recalculada toda vez que você abre a página, comparando o estado real de cada área da plataforma naquele momento. Por isso não existe um botão para simplesmente descartar ou arquivar uma pendência. O único jeito de um item sair dessa lista é resolvendo a origem dele de verdade: votando, confirmando presença, assinando, concluindo a tarefa, respondendo o formulário ou lendo o comunicado. Isso é proposital, uma lista de pendências que pudesse ser descartada sem resolver o que está por trás perderia a função de garantir que nada de governança fique esquecido.

Correio do órgão: a mesma caixa, vista de um ângulo diferente

Dentro da tela de cada colegiado, existe uma aba chamada "Correio". Não é uma caixa de mensagens separada, é a mesma caixa do Meu correio, só que filtrada para mostrar apenas as mensagens endereçadas especificamente àquele grupo. Ela funciona exatamente igual, com a mesma leitura ao lado. E vale a mesma regra de privacidade: você continua vendo ali apenas as mensagens de que você é remetente ou destinatário, não a caixa dos outros.

A regra que define se uma mensagem aparece ali é bem específica, e vale entender para não se frustrar depois. Uma mensagem só pertence ao Correio de um órgão (o colegiado, seja conselho ou comitê) quando, no momento do envio, o campo Para foi preenchido escolhendo exatamente um grupo e nada além disso. Se você somar qualquer outra coisa, seja "Todos da organização", outro grupo, ou uma pessoa avulsa, a mensagem deixa de pertencer ao órgão e passa a existir apenas no Meu correio pessoal de cada destinatário individualmente, sem aparecer na aba Correio do colegiado.

Para facilitar isso na prática, quando você abre a tela de "Nova mensagem" de dentro do próprio colegiado, o campo de destinatário já vem travado nesse grupo, mostrando "Para: [nome do grupo]" fixo, sem precisar escolher de novo. Ou seja, se a intenção é que a mensagem fique registrada como comunicação oficial daquele conselho ou comitê, o caminho mais seguro é sempre abrir o "Nova mensagem" de dentro da tela do próprio colegiado, e não pelo Meu correio geral.

Veja também

• Correio, Chat e o sino: quando usar cada canal de comunicação (qual canal usar em cada situação, e a privacidade de cada um)

• Chat, o sino de notificações e os avisos por e-mail (o bate-papo rápido, o sino e os avisos por e-mail)