O canal aparece no menu lateral como Canais, com as abas Casos, Painel e Configurações. Cada pessoa vê só as abas do seu papel.
O Canal de Denúncias está incluído no Sonarview Boards: toda organização com o Boards tem o item Canais no menu de quem administra. O canal só recebe relatos depois que quem administra o liga nas Configurações. Se o plano da sua organização estiver com o canal desligado, quem administra vê o item com um cadeado e a mensagem para falar com a Sonarview, e as demais pessoas não veem o item.
- Abra Canais e depois a aba Configurações.
- No quadro O canal, ligue o interruptor Canal ligado.
- Confira as Categorias, uma por linha (de 1 a 20). O canal já vem com oito: assédio moral, assédio sexual, discriminação, fraude ou corrupção, conflito de interesses, segurança e saúde no trabalho, uso indevido de informação ou de bens da empresa e outro assunto.
- Defina o Prazo da primeira resposta (de 1 a 90 dias, padrão 7) e o Prazo de conclusão (de 1 a 365 dias, padrão 90). Os prazos valem para os relatos que chegarem depois.
- Clique em Salvar.
No primeiro salvamento nasce o endereço público do canal, no quadro de mesmo nome. Copie o link e divulgue aos funcionários e parceiros. O endereço não traz o nome da empresa, e a página pede aos buscadores que não a incluam nos resultados.
No quadro O endereço público há dois trechos prontos para copiar: um quadro (iframe) e um script. Antes de usar qualquer um deles, inclua o endereço do site em Sites que podem embutir o formulário, no quadro O canal, um por linha, e salve.
- Use o endereço completo com https e sem caminho, por exemplo
https://www.suaempresa.com.br.
- Cabem até 10 sites. Um endereço fora desse formato fica de fora ao salvar, e o aviso diz quantos ficaram.
- Sem nenhum site na lista, o formulário abre só pelo link.
No quadro O responsável titular, escolha a pessoa e clique em Designar titular. O titular lê os casos, monta a equipe e decide quais colegiados veem o painel.
- Pode ser qualquer pessoa da organização. Ninguém designa a si mesmo.
- Para trocar, escolha outra pessoa e clique em Trocar o titular. O titular anterior deixa de ver os casos, e a equipe e os colegiados liberados por ele deixam de valer: o novo titular monta tudo de novo. O titular anterior recebe um e-mail com a troca, sem nada dos casos, e o mesmo aviso vai às outras pessoas que administram e que o Boards reconhece como tal (quem tem o papel de administrador no Boards, ou já designou um titular ou configurou o canal). O painel do canal passa a mostrar a data da troca.
- Para retirar sem pôr outra pessoa, abra o menu ao lado do nome do titular e escolha Retirar da titularidade. Os mesmos e-mails saem. Enquanto não houver titular, ninguém lê os casos, e os avisos dos relatos novos esperam o próximo titular.
Porque quem administra a organização configura o canal, mas não lê os relatos. A aba Casos mostra a explicação e o atalho para as configurações. Você também vê quem está na equipe, sem poder mudá-la. Se você é quem deve ler os casos, peça a outra pessoa que administra para designar você como titular.
O formulário deixa de receber relatos novos: a página mostra Canal indisponível, a mesma resposta de um endereço que não existe. A página de acompanhamento continua aberta: quem já relatou continua acompanhando o próprio caso e conversando com a equipe pelo protocolo e pelo código.
- Abra Canais, aba Configurações, quadro O comitê.
- Escolha a pessoa e o papel, Triagem ou Investigação, e clique em Designar.
- Para dar os dois papéis a uma pessoa, designe duas vezes, um papel de cada vez.
Você pode designar qualquer pessoa da organização, esteja ela em um colegiado ou não (a área de compliance, por exemplo). Ninguém designa a si mesmo, e o titular já exerce os dois papéis. Para retirar alguém, abra o menu ao lado do nome e escolha Retirar do comitê: a pessoa deixa de ver os casos por aquele papel, e a designação fica no histórico.
Quem tem conflito de interesse em um caso, ou é citado no relato, declara-se impedido: abra o caso, clique no menu Ações do caso (ao lado do protocolo) e escolha Declarar-me impedido. A partir daí:
- o caso sai do quadro da pessoa e deixa de abrir para ela;
- ela não recebe os avisos por e-mail daquele caso;
- o impedimento não se desfaz e aparece na aba Impedimentos do caso, com quem declarou e a data.
Só o titular declara outra pessoa da equipe impedida, pelo item Declarar outro membro impedido do mesmo menu. O titular só fica impedido se ele mesmo se declarar. Quando isso acontece, a aba Casos mostra a lista Casos em que você está impedido, só com o protocolo e a situação, para você saber que o caso segue no canal.
No quadro Quem vê o painel, ligue o interruptor de cada conselho ou comitê que deve ver os números. Os membros desse colegiado passam a ver a aba Painel, e só ela: nenhum caso, nenhum relato. Convidados do colegiado não entram. Desligar o interruptor fecha o painel àquele colegiado. Você e a equipe que você designou sempre veem o painel.
Os últimos 12 meses do canal: relatos recebidos, casos abertos hoje, casos com prazo vencido, a média de dias até a primeira resposta e a parte dos casos decididos que foi procedente. Há gráficos do volume por mês e por categoria, dos dias até a primeira resposta por mês e da situação de hoje, e uma tabela de categoria por mês.
Mais abaixo fica o Relatório para o Conselho, por trimestre (os quatro mais recentes), com o botão Baixar planilha (CSV). O relatório traz só contagens e tempos: nada de protocolo, data de um caso, texto ou nome. Cada abertura do painel fica registrada.
Na aba Casos, use Exportar (CSV) ou Exportar (JSON). Qualquer pessoa da equipe pode exportar. A exportação leva os casos de que você não está impedido: protocolo, categoria, situação, datas e prazos, procedência, a identificação quando quem relatou a deu, o relato, a solução, a conversa e a contagem de anexos. Os arquivos não vão na exportação, e na conversa as respostas aparecem como “Comitê”, sem o nome de quem escreveu. Se você também está na equipe da Ouvidoria, as manifestações dela vão no mesmo arquivo, e a coluna Canal diz de onde veio cada caso.
Cada caso exportado fica no histórico do próprio caso. O pacote de exportação dos dados da organização não leva nada do canal.
A aba Casos é um quadro com cinco colunas: Recebido, Triagem, Investigação, Conclusão e Arquivado. O cartão mostra o protocolo, a categoria e o prazo, com as marcas SLA vencido, Identificado, Procedente ou Improcedente quando cabem. O cartão não traz nada do relato.
- Arraste o cartão para mudar a situação. Se o seu papel não permite aquela mudança, o quadro avisa e o cartão volta.
- Clique no cartão para abrir o caso. Cada abertura fica no histórico.
- No caso aberto, o menu Ações do caso traz as mudanças que o seu papel permite.
O caso aberto tem oito abas: Relato (as datas, os prazos e a identificação, se houver), Conversa, Anexos, Plano de ação, Documentos internos, Solução, Impedimentos e Histórico. O mesmo menu Ações do caso traz Gerar parecer e Baixar relatório do caso (PDF).
Os dois prazos são contados em dias corridos a partir do dia em que o relato chegou. Enquanto ninguém responde a quem relatou, o cartão e o caso mostram o prazo da primeira resposta; depois da primeira mensagem da equipe, mostram o prazo de conclusão. A contagem aparece como “faltam 3 dias”, “vence hoje” ou “venceu há 2 dias”, e a marca SLA vencido aparece quando a primeira resposta está atrasada ou quando o prazo de conclusão passou. Em Conclusão e Arquivado o prazo para de correr.
Na aba Conversa, escreva em Responder a quem relatou e clique em Enviar. Quem relatou lê a mensagem pelo protocolo e pelo código, sempre assinada como “Comitê”, sem o seu nome. A primeira mensagem marca a data da primeira resposta. Caso arquivado não recebe mensagem.
Na aba Plano de ação, clique em Nova ação e preencha a descrição, o responsável e, se quiser, o prazo. O responsável é o titular ou alguém da equipe que não esteja impedido no caso.
As ações ficam em um quadro com A fazer, Em andamento e Feito: arraste para mudar. Uma ação com prazo vencido e ainda não feita aparece como Atrasada. Para tirar uma ação do quadro, use Arquivar no menu do cartão. Criar, mover e arquivar ficam no histórico do caso.
Na aba Documentos internos, clique em Anexar documento, dê um título e escolha o arquivo (PDF, JPEG ou PNG, até 10 MB). São atas de entrevista, provas e pareceres da equipe. Quem relatou não os vê. Ao guardar, o sistema refaz o arquivo para remover os metadados. Por isso, um PDF assinado digitalmente não conserva a assinatura válida depois de anexado: guarde o original assinado onde a organização já guarda os documentos assinados. Baixar e arquivar ficam no menu de cada documento, e os dois atos entram no histórico. Ao baixar um PDF interno, cada página leva, em diagonal, o nome e o e-mail de quem baixou, a data e a hora e o nome da organização. Um PDF em que a marca não pode ser escrita sai sem ela; JPEG e PNG saem sem marca.
Na aba Solução, quem tem o papel de investigação (ou o titular) escreve o que a equipe concluiu e fez, e clica em Salvar solução. A solução é obrigatória para levar o caso a Conclusão. Quem relatou não vê a solução: o que ele deve saber vai pela conversa.
Com o caso em Conclusão ou Arquivado, o menu Ações do caso traz Marcar como procedente e Marcar como improcedente. Se o caso voltar a uma situação aberta, a procedência e a data de conclusão são apagadas.
Arquivar é ato de quem investiga. Quando outra pessoa arquiva, o titular recebe o protocolo no aviso por e-mail seguinte.
Ao concluir um caso, a equipe pode escrever o parecer e baixar o relatório do caso em PDF. Quem faz, como fazer e o que cada documento traz estão em Canal de Denúncias: o parecer e o relatório do caso.
A equipe recebe por e-mail um aviso dos casos novos e das mensagens novas, sem o conteúdo do relato. Quando ele chega e o que ele traz estão em Canal de Denúncias: os avisos por e-mail à equipe.
Tudo o que aconteceu no caso, do mais recente ao mais antigo: o recebimento, as mensagens, os anexos, os impedimentos, as mudanças de situação, o plano, os documentos, o parecer (quem começou e quem concluiu cada versão), quem abriu ou baixou (inclusive o relatório do caso) e as tentativas recusadas. As aberturas seguidas da mesma pessoa no mesmo dia aparecem em uma linha só, com o número de vezes. O que veio de quem relatou aparece só com a data.
Como fazer um relato, o que são o protocolo e o código, como acompanhar e o que acontece com os anexos estão em Canal de Denúncias: como relatar e acompanhar o relato.
Quem administra a organização pode ler os relatos? Não pela função de administrar. Ele configura o canal e designa o titular. Só lê quem é titular ou foi designado pelo titular.
O titular pode estar fora dos colegiados? Pode. O titular e a equipe podem ser qualquer pessoa da organização.
O Conselho vê os casos? Não. Um colegiado liberado pelo titular vê só os números do painel e o relatório trimestral.
A pessoa designada saiu da empresa. E agora? Quem é removido da organização deixa de ver os casos e de receber avisos. Se era o titular, quem administra designa outra pessoa.
Posso mudar as categorias depois? Pode, em Configurações. Os casos já recebidos mantêm a categoria com que chegaram.
Os prazos mudam para os casos antigos? Não. Cada caso guarda os prazos que valiam no dia em que chegou.