Além do Correio formal, o Sonarview Boards tem o Chat, que no menu aparece como "Minhas mensagens", e o sino de notificações no topo de qualquer tela. Este artigo explica como iniciar uma conversa, as regras de tempo, tamanho e moderação dentro dela, o que o sino mostra e o que ele nunca mostra, e o sistema de avisos por e-mail, que é uma coisa à parte. A diferença entre os três canais e a privacidade de cada um está no artigo principal sobre os três canais.
Chat: para o bate-papo rápido do dia a dia
No menu lateral, esse canal aparece como "Minhas mensagens". O título real da página é "Chat".
A tela reúne, em uma lista só, as conversas próprias (individuais e grupos criados por você) e os chats de cada colegiado, que já existem automaticamente assim que o conselho ou comitê é criado, sem que ninguém precise criar esse chat manualmente.
Como iniciar uma conversa
O botão "Novo chat" oferece dois tipos. "Pessoa (1:1)" abre o campo "Com quem": comece a digitar o nome e a lista de pessoas aparece logo abaixo do campo, com o e-mail de cada uma ao lado do nome, para não confundir dois xarás. Clique na pessoa e pronto. "Grupo" pede um nome para o grupo e a lista de participantes, com um atalho chamado "Adicionar um grupo inteiro", que já traz de uma vez todos os membros de um colegiado, sem precisar adicionar pessoa por pessoa.
Vale registrar que convidados externos, pessoas de fora da organização que participam pontualmente de alguma reunião ou processo, não têm acesso ao Chat.
Regras dentro da conversa: tempo, tamanho e quem pode apagar o quê
Dentro de uma conversa, o histórico fica salvo permanentemente, é possível rolar para cima e ver mensagens antigas a qualquer momento. Cada mensagem tem um limite de 4000 caracteres, e existe também um limite de no máximo 10 mensagens em 10 segundos, pensado para evitar que a conversa vire uma sequência descontrolada de mensagens picadas.
Editar ou apagar uma mensagem que você mesmo escreveu só é possível dentro de uma janela de 15 minutos depois do envio. Passado esse tempo, a mensagem fica congelada do jeito que foi enviada. Quando uma mensagem é apagada, ela não desaparece da conversa: o texto original é substituído por "Mensagem removida", para que o histórico continue fazendo sentido para quem lê depois.
Apagar a mensagem de outra pessoa é mais restrito, e depende de onde a conversa acontece. No chat de um colegiado, quem administra aquele órgão pode apagar uma mensagem denunciada, o que é uma função de moderação e não dá a ele acesso a ler a conversa. Em uma conversa própria, individual ou em grupo, só quem criou a conversa tem essa permissão. Excluir a conversa inteira é ainda mais restrito: só quem criou a conversa pode fazer isso.
Um ícone de olho, ao lado de cada mensagem enviada, mostra quem já leu aquela mensagem, o que ajuda a confirmar visualmente se todo mundo do grupo já viu um recado importante.
Por fim, um ponto que vale reforçar porque é fácil presumir o contrário: nenhuma mensagem de chat, individual, em grupo ou de colegiado, dispara notificação por e-mail. O único aviso que existe é o contador de mensagens não lidas dentro da própria tela do Chat. De novo, o hábito de abrir a tela de tempos em tempos é o que garante que nada passe despercebido.
O sino de notificações: o que ele mostra, e o que ele nunca mostra
O sino é o ícone que fica fixo no topo de qualquer tela da plataforma, disponível o tempo todo, independente de onde você está navegando. Ele não é um item dentro do menu lateral, é um atalho sempre visível.
O que o sino mostra é essencialmente a mesma lista de pendências da aba Pendentes do Correio, organizada em quatro abas para facilitar a visualização: Tudo, Deliberações, Ações e Outros.
Existe um botão "Marcar todas como lidas" dentro do sino, e aqui vale uma explicação simples, porque o comportamento pode surpreender. Esse botão apenas guarda essa informação de "lida" no próprio computador e navegador que você está usando naquele momento. Ele não avisa o sistema central da plataforma de que aquela pendência foi resolvida. Na prática, isso quer dizer que, se você usar um computador diferente, ou apagar os dados de navegação do mesmo computador (o que popularmente se chama de "limpar o cache"), as notificações que você tinha marcado como lidas voltam a aparecer, porque nada mudou de fato na origem da pendência. A única forma de uma pendência sumir de verdade, em qualquer computador, é resolvendo a origem dela, exatamente como acontece na aba Pendentes do Correio.
E o ponto mais importante, para não gerar expectativa errada, repetindo o que já foi dito na introdução porque é o erro mais comum: o sino nunca mostra mensagens novas do Correio nem do Chat. Ele foi desenhado exclusivamente para pendências de governança, coisas que dependem de uma ação formal sua em alguma área da plataforma. Mensagem nova não é pendência de governança, é correspondência, por isso vive em outro lugar.
Os avisos por e-mail: um sistema à parte
Além do sino, existe um sistema de e-mails de aviso para pendências, separado de tudo que foi descrito até aqui. Esse sistema pode enviar um e-mail avisando sobre uma tarefa atribuída a você, uma deliberação aberta esperando seu voto, uma ata para revisar, um formulário novo, um comunicado novo, e também um resumo diário de documentos vencendo no Data Room.
Duas ressalvas importantes sobre esse sistema. A primeira: ele só funciona de verdade se o administrador da plataforma na sua organização tiver ativado esses avisos e configurado corretamente o envio de e-mails, então a experiência pode variar de uma organização para outra dependendo dessa configuração. A segunda, mais relevante para este artigo: Chat e Correio nunca fazem parte desse sistema de e-mail. Em nenhuma hipótese uma mensagem de Chat ou de Correio vai gerar um e-mail de aviso. Além de evitar barulho, isso protege a privacidade: o conteúdo do que você escreve nunca sai da plataforma dentro de um e-mail. Esse sistema existe apenas para as pendências de governança, o mesmo grupo de coisas que aparece no sino e na aba Pendentes.
Veja também
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Correio, Chat e o sino: quando usar cada canal de comunicação (qual canal usar em cada situação, e a privacidade de cada um)
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O Correio: a correspondência formal da empresa, com sigilo e recibo de leitura (a correspondência formal, com sigilo e recibo de leitura)