As dúvidas que mais aparecem sobre o Livro de Ocorrências. Para o que o livro é, como se escreve nele e quem enxerga cada registro, veja Livro de Ocorrências: onde fica o que aconteceu e não coube em reunião.
Perguntas comuns
Posso apagar um registro? Não, e é essa a razão de o livro existir. Se algo saiu errado, retifique: o sistema cria um registro novo que aponta para o anterior, os dois ficam legíveis, e fica escrito o que mudou. Um registro que se apaga não serve para o que este livro serve.
Escrevi no colegiado errado. E agora? Acrescente o colegiado certo (a lista só cresce) e retifique o registro dizendo isso. Não é possível tirar o colegiado errado da lista: o acesso que já houve fica registrado.
Quem entrou no conselho este mês vê o que foi registrado antes? Vê, quando o registro foi endereçado ao colegiado. O livro guarda o órgão, não a lista de quem estava lá naquele dia.
Por que o sistema me obriga a escrever um motivo quando escolho uma pessoa? Porque uma permissão dada a um colegiado envelhece com ele, e uma permissão dada a uma pessoa envelhece sozinha. Daqui a dois anos, quem ler o registro precisa saber quem era aquela pessoa.
O registro entra na ata sozinho se eu vincular à reunião? Não. Vincular e entrar na ata são duas coisas, e a segunda é uma escolha marcada por alguém, com autor e data guardados.
Qual a diferença entre o Livro de Ocorrências e o Meu caderno? O caderno é pessoal, criptografado, e ninguém mais o abre, nem o administrador. O livro é institucional: tem audiência escolhida, não se apaga, e vale como registro da organização.
E a diferença para o Correio? O Correio é uma carta: vai para as pessoas que eram membros no dia do envio, e o assunto é a comunicação. O livro é um registro: vale para o órgão, e o assunto é o fato.
E quando um colegiado ou uma pessoa deixa de existir?
Se o Conselho, o comitê ou a pessoa que estava na lista de “quem enxerga” for removido da organização depois, a linha continua no registro, com o nome de quem era e a marca “já não existe na organização”.
Não é um detalhe de implementação: aquela linha é a prova de que aquele colegiado teve acesso ao registro naquela data. Apagá-la junto com o colegiado destruiria justamente a prova que o livro existe para guardar. Quem já não existe deixa de enxergar o registro, e continua escrito que enxergou.
Veja também
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Livro de Ocorrências: onde fica o que aconteceu e não coube em reunião (o artigo principal)
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Registro de atividades: quem fez o quê, e quem abriu cada documento (onde cada ato sobre o livro fica registrado, com autor e data)
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Papéis e permissões (as três permissões do livro e como elas nascem)