Livro de Ocorrências: onde fica o que aconteceu e não coube em reunião

Nem tudo o que um colegiado precisa registrar nasce em uma reunião. Chega um ofício. Um conselheiro renuncia. Alguém declara um impedimento. O conselho toma conhecimento de um fato relevante e não delibera sobre ele. O presidente quer deixar escrito, para quem assumir depois, por que uma decisão foi tomada daquele jeito.

Hoje essas coisas vivem em um e-mail, em uma pasta, ou na memória de quem estava lá. O Livro de Ocorrências é o lugar delas dentro do Boards.

É um registro datado, com autor, gravidade e anexos, que não se apaga. Essa é a diferença que importa: em uma auditoria, em uma entrada de investidor ou em uma sucessão, o que se pede é o documento com data, autor e histórico, e não a lembrança de alguém.

O texto fica cifrado no banco. O título, o corpo do registro, o motivo de uma retificação e o nome de cada anexo são gravados com a chave da sua organização. Nem uma cópia de segurança do banco os mostra em claro.

O que ele não é

Não é o chat, que serve para conversa rápida e não fica. Não é o Meu caderno, que é pessoal e ninguém mais lê. Não é o Data Room, que guarda o arquivo em si. O livro guarda o fato, com a data em que aconteceu, quem o lançou, e a lista de quem pode lê-lo.

Onde fica

No menu lateral, em Documentos, o item Livro de Ocorrências. Se ele não aparece para você, o seu papel não tem a permissão de abrir o livro. Quem administra a organização libera em Configurações, na planilha de Papéis e permissões.

Os registros de exemplo

Em uma organização nova, o livro nasce com registros de demonstração, com o selo Exemplo na lista. Saem todos de uma vez em Configurações, no botão Remover os dados de exemplo. Os que você escreve não saem por aí nem por nenhum outro caminho: para eles vale o que esta página diz sobre não apagar.

O que se registra, e as sete naturezas

Ao escrever, a primeira escolha é a natureza do registro. A lista é fechada de propósito: texto livre aqui vira vinte grafias da mesma coisa, e no ano seguinte ninguém consegue filtrar.

Outro existe para ninguém ser obrigado a mentir a categoria. Se você usa Outro com frequência, vale nos contar: é sinal de que falta uma natureza na lista.

A gravidade do caso

Ao lançar, você também escolhe a gravidade. São quatro degraus, e a escolha é obrigatória:

O sistema não escolhe por você, e não há valor padrão. A razão é a mesma que dá valor ao livro: um registro não se edita, então uma gravidade posta por omissão nunca mais se corrige e teria sido escolhida por ninguém.

A gravidade aparece na lista, ao lado da natureza. São duas perguntas diferentes sobre o mesmo caso: o que aconteceu e quanto isso pesa.

Anexos: o que embasa o registro

Um registro aceita anexos: um arquivo (até 20 MB) ou um endereço na internet. Cada anexo tem um nome que você escreve, e é por esse nome que ele aparece.

Um anexo não se retira

Como a lista de quem vê, os anexos só crescem. Um anexo é a prova do que o registro afirma; retirá-lo depois apagaria a prova e deixaria o registro dizendo menos do que disse no dia.

Se anexou o arquivo errado, acrescente o certo e retifique o registro dizendo isso.

Quem enxerga o registro baixa os anexos dele. Quem não enxerga não os alcança, nem pelo endereço direto: a permissão do anexo é a do registro, e não uma segunda regra.

No documento que vai para assinatura, os anexos entram pela lista de nomes. O arquivo em si não viaja junto (a assinatura sela um PDF só), mas quem assina fica sabendo em que o registro se apoia.

As duas datas, e por que elas são duas

O formulário pede a data do fato, e ela não é a data de hoje.

Um ofício recebido na semana passada e lançado agora tem duas datas verdadeiras: o dia em que chegou e o dia em que alguém o registrou. O livro guarda as duas, e mostra as duas. Juntá-las apagaria justamente a que interessa a quem for ler daqui a dois anos.

A lista do livro é ordenada pela data do fato, do mais recente para o mais antigo.

Quem enxerga cada registro

Quem decide quem vê é o presidente do colegiado. É a regra central do livro, e ela vale registro a registro, não uma vez para o livro inteiro.

Escrever no livro e decidir quem o lê são dois poderes distintos, e aparecem separados na planilha de Papéis e permissões. A secretaria lavra o registro; o presidente franqueia a leitura. O presidente pode delegar essa decisão a quem quiser, ali mesmo.

Quem administra a organização também pode, sempre, como em todas as outras áreas do produto. Não é uma exceção do livro: o administrador é a porta que impede a organização de ficar trancada, por exemplo no dia em que o presidente sai e ainda não há outro.

No mesmo formulário em que você escreve, escolhe:

• colegiados: o Conselho, a Diretoria, a Alta Gestão, um comitê, ou vários deles;
• pessoas específicas: alguém que não é do colegiado mas precisa ler aquele registro.

O colegiado é resolvido na hora da leitura

Quando você endereça um registro ao Conselho, o livro guarda o Conselho, e não a lista de quem era conselheiro naquele dia.

Isso tem uma consequência prática que vale conhecer: quem for eleito depois passa a enxergar o registro, sem ninguém precisar refazer nada. E quem sair do colegiado deixa de vê-lo na lista.

Uma pessoa avulsa pede um motivo, e o motivo é obrigatório

Quando você nomeia alguém que não é do colegiado, o sistema exige que você escreva por quê. Não é burocracia: um registro visível a “Conselho e Diretoria” se explica sozinho daqui a dois anos; um registro visível a “Conselho e a Ana” exige que alguém se lembre de quem a Ana era e por que ela estava ali. O motivo fica ao lado do nome, para sempre.

A lista de quem vê aparece no próprio registro

Ela não fica escondida em uma engrenagem nem em uma aba. Abra o registro e ela está lá, com a data em que cada colegiado ou pessoa foi acrescentado. Uma audiência que só se descobre procurando é uma audiência que ninguém confere.

A lista só cresce

Você pode acrescentar quem vê a qualquer momento. Não é possível remover.

Tirar alguém da lista não desfaz a leitura que já aconteceu, e apagaria a única prova de que aquela pessoa teve acesso. Quem sai do colegiado deixa de ver pela porta do colegiado, e isso é diferente de reescrever a lista.

O que se escreve não se edita, e não se apaga

Um registro gravado não tem botão de editar nem de apagar, e essa é a razão pela qual o livro existe. Um caderno que se corrige depois é um caderno de notas; um livro que não se corrige é um livro de ocorrências.

Se algo saiu errado, você retifica.

Como funciona a retificação

Abra o registro e use Retificar este registro. Você escreve um registro novo e diz o que mudou. O sistema então:

• cria o registro novo, com a sua data e o seu autor;
• liga os dois: o novo aponta para o anterior, e o anterior passa a mostrar que foi retificado, com o link para a retificação;
• mantém os dois legíveis, com o texto original intacto.

Na lista, o registro retificado aparece com o selo Retificado, e a retificação com o selo Retificação. Nenhum dos dois some.

Uma retificação pode ser retificada. A corrente inteira fica visível, e o mais recente é o que está no fim dela.

Reunião e ata

Um registro pode ser vinculado a uma reunião, e aí vem a segunda escolha: ele entra na ata daquela reunião, ou fica apenas referenciado, fora dela.

Quem marca é quem preside o colegiado, ou quem o secretaria. Não é uma votação e não passa por deliberação: é um ato, e o livro guarda quem o praticou e quando, com o nome à vista no próprio registro.

A distinção importa em uma auditoria. “O conselho deliberou que este ofício entra na ata” e “o presidente marcou que este ofício entra na ata” são duas coisas diferentes, e o que aconteceu aqui é a segunda. O registro diz isso com todas as letras, para ninguém ter de supor.

Nem todo registro se vincula a uma reunião. Um ofício que chegou entre duas reuniões pode simplesmente ficar no livro.

Assinatura

Um registro pode seguir para o Centro de Assinaturas, pelo mesmo caminho das atas e dos documentos do Data Room, inclusive com signatários de fora do colegiado quando for o caso.

No próprio registro, em Assinatura, você escolhe qual colegiado envia e usa Enviar para assinatura. Dali em diante é o Centro de sempre: você escolhe os signatários, o tipo de assinatura e dispara.

Por que o sistema pergunta qual colegiado envia

Uma ata pertence a uma reunião, e uma reunião pertence a um conselho. Um registro do livro não pertence a colegiado nenhum: ele pode estar endereçado ao Conselho, a dois comitês e a uma pessoa avulsa ao mesmo tempo.

Como o colegiado que envia decide onde o documento assinado fica arquivado e quem o vê no Centro, essa escolha é sua e fica registrada. A lista traz apenas os colegiados em que você tem permissão de enviar documentos para assinatura.

O que vai no papel

O PDF leva o texto inteiro, como foi escrito, mais a natureza, as duas datas, e a lista de quem enxerga o registro com o motivo ao lado de cada pessoa avulsa. Se o registro for uma retificação, o papel diz o que mudou; se ele já tiver sido retificado, o papel avisa.

Quem ler daqui a dois anos precisa saber a quem aquele registro era visível, e isso não se recupera de um PDF que só traz o corpo.

E nem todo registro vai. Uma notificação recebida normalmente não precisa de assinatura; uma deliberação tomada fora de reunião normalmente precisa. A escolha é do colegiado, registro a registro, e o sistema não adivinha a partir da natureza.

Um registro enviado para assinatura continua imutável. A assinatura é sobre o texto que existe. Se o texto precisar mudar depois, isso é uma retificação, e ela é outro documento.

No Centro de Assinaturas o documento aparece como Registro do Livro de Ocorrências, para você distinguir de uma ata ou de um documento do Data Room.

A decisão tomada fora de reunião

Quando o colegiado decide alguma coisa sem reunião convocada, aquela decisão não tem ata: não houve reunião para gerar uma. Ela fica registrada em Decisões, e pode virar um documento assinado, mas nada disso é o livro da organização.

Por isso, no detalhe de uma decisão já encerrada, existe Lançar no Livro de Ocorrências. O registro nasce:

• com a natureza Deliberação fora de reunião;
• com a data do encerramento como data do fato;
• endereçado ao colegiado que decidiu (o comitê, quando a votação foi de um comitê);
• com o enunciado, o desfecho, a apuração dos votos, o quórum e a regra de decisão no corpo.

Por que o sistema não faz isso sozinho

Seria fácil escrever no livro automaticamente no instante em que a decisão encerra. Não fazemos, e a razão é a mesma que dá valor ao livro: um registro não se apaga.

Se o lançamento fosse automático, toda decisão de ensaio viraria um registro permanente, e a única saída seria retificar uma coisa que nunca deveria ter sido escrita. Lançar é um ato, como marcar que o registro entra na ata e como mandá-lo assinar, e fica guardado quem lançou e quando.

Uma decisão lança no livro uma vez só. Depois disso, o detalhe dela passa a mostrar o link para o registro em vez do botão.

Se a decisão tiver reunião, a ata dela já é o registro natural, e o lançamento no livro é opcional. A tela diz qual dos dois casos é o seu.

Quem pode escrever e quem pode abrir

São duas permissões distintas, e elas aparecem na planilha de Papéis e permissões, no grupo “Livro de Ocorrências”:

Como nascem por padrão:

• Presidente do conselho: abre, escreve e decide quem vê.
• Governance Officer / Secretário: abre e escreve, mas não decide quem vê. Como um registro novo exige escolher a audiência, na prática ele precisa que o presidente lhe dê essa permissão para poder lançar sozinho. É uma decisão do presidente, não uma trava do sistema.
• Conselheiros, membros de comitê e Diretor: abrem. O que cada um lê continua dependendo da audiência de cada registro.
• Convidado, Advogado, Auditor, Investidor e Sócio: não abrem por padrão.

Tudo isso é mutável na planilha: são defaults, não regras fixas.

E quem foi nomeado em um registro, mas não abre o livro?

Essa pessoa lê o registro em que foi nomeada. Nomear alguém é a concessão, e ela vale por si. O que ela não ganha é a lista: o livro inteiro continua fechado para quem não tem a permissão de abrir.

É o caso do auditor externo que precisa ler um registro específico e mais nada.

Veja também

• Conselho, Diretoria, Alta Gestão e Comitês: como funciona o Colegiado
• Decisões: como o colegiado vota e delibera formalmente
• Assinatura Digital: como assinar documentos e onde eles ficam guardados
• Papéis e permissões
• Perguntas comuns sobre o Livro de Ocorrências (apagar, colegiado errado, quem entrou depois, e o que acontece quando um colegiado deixa de existir)
• Registro de atividades: quem fez o quê, e quem abriu cada documento (todo ato sobre o livro entra lá, com autor e data)