O Sonarview Boards separa em duas camadas quem administra a plataforma e quem administra o dia a dia da governança. Entender essa separação evita boa parte da confusão sobre "por que não consigo fazer isso" ou "por que essa pessoa não vê aquela tela".
As duas camadas: a conta e o colegiado
Na conta (o nível reconhecido fora do Sonarview Boards, na plataforma central da Sonarview) existem só dois papéis: Admin Master, que enxerga a plataforma inteira e todas as organizações, e Administrador, um por organização contratante. Toda organização nasce com um Administrador, e é esse Administrador quem cria e organiza as demais pessoas e seus papéis, sem precisar acionar suporte.
Dentro do Sonarview Boards, porém, existe um catálogo bem mais fino, específico de governança: Presidente, Vice-presidente, Conselheiro, Secretário, Diretor, Secretária/Assistente, Auditor, Convidado, e assim por diante. Esse catálogo fino nunca sobe para a conta central. Ele vive inteiramente aqui, e quem o administra é o Administrador da organização, nas duas telas descritas abaixo.
Duas telas, dois propósitos
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Pessoas e papéis (em Configurações) responde "quem é quem": a lista de pessoas da organização e o papel de cada uma em cada colegiado ou comitê. No menu do cartão de cada pessoa, quem administra também pode desligar a digital do app do celular dela, para o caso em que a chave da trava sumiu do aparelho (celular novo, navegador reinstalado) e a pessoa não consegue sair sozinha com o código. A pessoa recebe um e-mail no ato e liga a trava de novo no rodapé do app.
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Papéis e permissões (também em Configurações) responde "o que cada papel pode fazer": uma planilha onde se ajusta, permissão por permissão, o que cada papel enxerga e pode mexer.
Essa divisão é proposital. Trocar QUEM ocupa um papel (Pessoas e papéis) é uma operação do dia a dia; trocar O QUE um papel PODE FAZER (Papéis e permissões) é uma decisão mais rara, de configuração da organização. As duas telas só ficam visíveis para quem administra a organização (o Administrador, ou alguém marcado como "Admin do App", ver adiante); qualquer outra pessoa que tente acessá-las vê o aviso "Esta área é gerenciada pelo administrador da organização".
Pessoas e papéis: incluir, editar e remover
Botão "Adicionar pessoa": Nome (obrigatório) e E-mail (opcional). Com e-mail, a pessoa é reconhecida automaticamente e entra sozinha na organização assim que fizer o primeiro login; sem e-mail, fica como um cadastro para completar depois. Se o e-mail já existir na organização (por exemplo, a pessoa já é membro de outro colegiado), o sistema reaproveita o cadastro existente em vez de duplicar.
Cada pessoa aparece como um cartão com um selo de situação: Tem conta (já fez login pelo menos uma vez) ou Convite pendente (cadastrada, mas nunca acessou). Os papéis atuais aparecem como etiquetas, por exemplo "Conselho: Presidente" e "Comitê de Auditoria: Membro".
Botão Gerenciar papéis em cada pessoa, abrindo um painel em três blocos:
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Acesso à aplicação: o interruptor "Admin do App" (cuida das Configurações e do faturamento). Marcar esse interruptor já funciona de verdade dentro do Boards hoje: a pessoa passa a administrar Configurações, Pessoas e papéis, Papéis e permissões e o Registro de atividades, com o mesmo alcance de um Administrador. É a forma de delegar a administração do dia a dia do sistema para outra pessoa, como o Secretário de Governança, sem entregar o controle da conta inteira na plataforma central.
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Colegiados: uma linha por Conselho, Diretoria, Alta Gestão ou Conselho Fiscal existente, com um seletor de papel. Além dos papéis de conselho (Governance Officer/Secretário, Presidente, Vice-presidente, Conselheiro independente, Conselheiro interno, Conselheiro externo), o seletor oferece os papéis da empresa e de terceiros: Diretor(a), Secretária/Assistente, Gestor(a) de área, Advogado(a)/Jurídico, Auditor(a), Investidor(a), Sócio(a), Consultor(a) externo(a), além de Convidado interno e externo.
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Comitês: mesma lógica, com só dois papéis (Presidente do comitê, Membro do comitê). Uma pessoa só pode receber papel em um comitê se já participar do conselho-pai daquele comitê primeiro (o seletor fica desabilitado com o aviso "Adicione ao conselho deste comitê primeiro").
Cada mudança de papel salva imediatamente, sem precisar de um botão geral de Salvar.
Duas travas de segurança que vale conhecer: um colegiado nunca pode ficar sem nenhum Presidente (o sistema recusa remover ou rebaixar a última pessoa nesse papel, pedindo para promover outra antes); e remover uma pessoa preserva o histórico dela quando ela já votou, assinou algo, teve uma tarefa atribuída ou uma falta marcada em uma decisão, só revogando o acesso, sem apagar o cadastro (que serve de prova de quem decidiu o quê no passado). Só quando a pessoa não tem nenhum histórico associado é que o cadastro é de fato apagado. Se a pessoa ainda tem documentos na ficha, a tela avisa quantos são e que serão apagados junto, e a remoção só acontece depois dessa confirmação, que fica registrada. Ao remover alguém de um colegiado, o papel fino que ela tinha ali também é removido: se a pessoa voltar um dia, entra com o papel que for escolhido na hora, sem herdar o antigo. As faltas dela sem documento em decisões ainda abertas ou em rascunho também saem; as de decisões encerradas e as que têm documento continuam.
Papéis e permissões: a planilha
A introdução da própria tela resume bem o propósito: "Defina o que cada papel pode fazer (e ajuste exceções por pessoa). Os valores já vêm com um padrão recomendado. Marque ou desmarque para mudar e clique em Salvar alterações."
O catálogo de papéis, agrupado exatamente como aparece na planilha:
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Aplicação: Admin do App (tem, por definição, todas as permissões).
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Colegiado: Governance Officer/Secretário, Presidente, Vice-presidente, Conselheiro independente, Conselheiro interno, Conselheiro externo.
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Comitês: Presidente do comitê, Membro do comitê.
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Empresa: Diretor(a), Secretária/Assistente, Gestor(a) de área.
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Externos: Advogado(a)/Jurídico, Auditor(a), Investidor(a), Sócio(a), Consultor(a) externo(a).
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Convidados: Convidado interno, Convidado externo.
As permissões cobrem cada área do produto, sempre em pares "ver" e "gerenciar" (por exemplo, "Ver o quadro societário" e "Gerenciar sócios e participações", ou "Usar o cofre de senhas" e "Gerenciar o cofre de senhas"), áreas como Colegiado, Agenda, Atas e assinaturas, Decisões, Tarefas, Compliance, Comitês, Comunicação, Quadro societário, Sala do Investidor, Cofre de documentos, Senhas, Certificados, M&A e VC, Seguros e Administração.
Os papéis da empresa e de terceiros de confiança
Esses papéis existem para dar a cada pessoa exatamente o pedaço do sistema de que ela precisa, e mais nada. O que cada um vê de fábrica (tudo ajustável na planilha):
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Diretor(a): a área do próprio colegiado (normalmente a Diretoria): agenda, atas, decisões (inclusive votar), tarefas, Compliance e o Data Room. Não vê o Cofre de Senhas nem a área de Sócios.
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Secretária / Assistente (pessoa de confiança): a agenda e as reuniões, as atas e as tarefas. Não vê o Data Room por padrão: documentos chegam a ela por liberação pontual (uma exceção individual na aba Por pessoa, mais o acesso por pasta do Data Room).
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Gestor(a) de área (pessoa de confiança): as próprias tarefas, e documentos só por liberação pontual, como a Secretária.
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Advogado(a) / Jurídico: Compliance e atas. O Data Room não vem ligado de fábrica, de propósito: uma pasta sem restrição fica visível para todos que têm acesso ao Data Room, então o administrador liga o acesso quando fizer sentido (exceção individual "Ver o cofre de documentos" + o "quem vê" de cada pasta).
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Auditor(a): só leitura de atas, decisões e Compliance. Nenhuma permissão de editar, criar ou enviar.
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Investidor(a): nasce trancado. A Sala do Investidor reúne as fichas e os documentos de TODOS os investidores da organização, então dar esse acesso a um investidor de fora é uma decisão consciente do administrador, feita na planilha. Uma visão restrita "só o que é meu" está no roteiro do produto.
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Sócio(a): nasce trancado, pelo mesmo motivo: o quadro societário inclui as fichas de todos os sócios e o módulo de Sucessão, que carrega documentos pessoais sensíveis. O administrador liga o acesso na planilha quando fizer sentido.
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Consultor(a) externo(a): acesso pontual, como um convidado: agenda, atas e Compliance.
Um detalhe de arquitetura que explica o comportamento: com exceção do Diretor (que participa do colegiado como membro pleno), essas pessoas entram no colegiado com participação restrita, tipo convidado. Elas não contam como conselheiros nem entram em quórum de votação; o acesso delas vem só do pacote do papel.
Dois modos de trabalho
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Por papel: muda de uma vez todo mundo que tem aquele papel. Por exemplo, ajustar o que todo "Conselheiro externo" pode fazer, em qualquer colegiado.
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Por pessoa: cria uma exceção individual, sem afetar as demais pessoas com o mesmo papel. Por exemplo, dar acesso ao Cofre de senhas para um conselheiro específico, sem abrir isso para todos os conselheiros.
A regra de precedência, para quando as duas coisas se aplicam à mesma pessoa: vale o padrão do papel, que pode ser sobrescrito pelo ajuste feito na aba Por papel, que por sua vez pode ser sobrescrito por uma exceção individual da aba Por pessoa. A exceção individual sempre vence, tanto para liberar quanto para tirar.
Os padrões recomendados de fábrica (todos ajustáveis): Presidente e Governance Officer/Secretário têm acesso de gestão completo à maior parte das áreas; os demais conselheiros têm por padrão só leitura no quadro societário, na sala do investidor e nos seguros, além de poder votar nas decisões; os papéis da empresa e os externos nascem com os pacotes enxutos descritos acima, na seção "Os papéis da empresa e de terceiros de confiança"; comitês e convidados têm acesso ainda mais restrito, escopado ao próprio comitê.
Continue por aqui
Três assuntos desta tela têm artigo próprio, porque cada um deles muda o que a pessoa enxerga no dia a dia:
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Papéis e permissões: onde a planilha manda, e onde ela não manda (em que áreas a marcação vale, o que acontece ao desmarcar, e o que a planilha nunca decide)
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Votar em decisões: o quórum, as cadeiras e a exceção por pessoa (por que uma marcação muda o total de votantes de uma decisão e a lista de cadeiras)
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Perguntas comuns sobre papéis e permissões (as dúvidas mais comuns, com a resposta e o caminho na tela)
Veja também
- Registro de atividades: quem fez o quê, e quem abriu cada documento (quem administra a organização é quem abre o Registro de atividades)