As dúvidas que mais aparecem sobre as duas telas de administração de papéis, Pessoas e papéis e Papéis e permissões (as duas em Configurações). Para a explicação completa das duas, veja Papéis e permissões.
Um Secretário pode se promover a Presidente? Não. Nomear um novo Presidente é privilégio de quem já é Presidente daquele colegiado (ou do Administrador da organização). Um Secretário, mesmo administrando o dia a dia, não pode nomear a si mesmo nem a mais ninguém para Presidente. Essa trava existe para que alguém com acesso de gestão não consiga tomar o controle do órgão sozinho.
Qual a diferença entre "Secretária / Assistente" e "Governance Officer / Secretário"? São coisas bem diferentes. O Governance Officer/Secretário é a secretaria DO COLEGIADO: opera agenda, atas, assinaturas e rotinas de governança, com acesso amplo. A Secretária/Assistente é a pessoa de confiança de um executivo: vê agenda, reuniões e atas, e documentos só quando liberados para ela.
Como dou a uma pessoa de confiança acesso a documentos específicos? Pela exceção individual (aba Por pessoa, liberando "Ver o cofre de documentos") combinada com o "quem vê" de cada pasta do Data Room, que restringe o que aparece para ela. Um compartilhamento por link, mais simples e com prazo, está no roteiro do produto.
Marquei uma permissão para "Convidado interno" ou "Convidado externo" e a pessoa continua sem ver as atas ou as decisões. Por quê? Porque convidado, por desenho, só vê o que foi compartilhado individualmente com ele; os rótulos de Convidado nunca abrem o acervo do colegiado, nem pela planilha (Papéis e permissões: onde a planilha manda, e onde ela não manda). Se a intenção é dar leitura do acervo a alguém de fora, troque o papel da pessoa (em Pessoas e papéis) para um papel de terceiro, como Auditor(a) ou Consultor(a) externo(a).
Dei o papel de Auditor(a) a uma pessoa e ela já viu as atas na mesma hora. É esperado? Sim. Ao escolher o papel no seletor de Pessoas e papéis, o pacote de permissões daquele papel passa a valer imediatamente nas áreas que já obedecem à planilha (atas, decisões, correio, conversas e as áreas novas). Para conferir ou ajustar o pacote, use a tela Papéis e permissões.
Uma mesma pessoa pode ter papéis diferentes em lugares diferentes? Sim. Os papéis são sempre escopados: uma pessoa pode ser Conselheira em um Conselho e, ao mesmo tempo, Presidente de um Comitê daquele mesmo Conselho. São vínculos independentes.
"Admin do App" é a mesma coisa que "Administrador" da conta central? Não, e essa é a confusão mais comum. "Admin do App" é um papel concedido de dentro do próprio Boards, pela tela Pessoas e papéis, que dá acesso administrativo total dentro do produto. "Administrador" (na conta central da Sonarview) é o papel reconhecido fora do Boards, que já nasce com a organização. Os dois dão o mesmo alcance dentro do Boards, mas nascem de lugares diferentes: um vem de fábrica com a conta, o outro é concedido por quem já administra.
Desmarquei uma permissão e a pessoa continua vendo a área. O que houve? Confira três coisas, nesta ordem. Primeiro, se você clicou em Salvar alterações: enquanto não salva, nada vale. Segundo, se essa pessoa tem uma exceção no nome dela na aba Por pessoa, que vence o ajuste do papel. Terceiro, se ela administra a organização (Administrador ou Admin do App): quem administra nunca se tranca, por segurança.
O total de votantes de uma decisão diminuiu. Por quê? Provavelmente o seu colegiado tem um Governance Officer / Secretário. Quem conta para o quórum é só quem tem "Votar em decisões" marcado, e o papel de Governance Officer / Secretário não traz essa marcação por padrão (a explicação inteira está em Votar em decisões: o quórum, as cadeiras e a exceção por pessoa). Se no seu colegiado o secretário de fato vota, marque a permissão para o papel dele e o total volta a incluí-lo.
Uma pessoa sumiu da lista de Cadeiras e suplentes. Foi removida do conselho? Não necessariamente. A lista de cadeiras passou a mostrar exatamente quem pode votar, para não divergir do quórum. Se alguém sumiu de lá, verifique se o papel dela tem "Votar em decisões" marcado em Papéis e permissões (Votar em decisões: o quórum, as cadeiras e a exceção por pessoa). Quem não vota não tem cadeira, e portanto não tem suplente a designar.
Posso tirar de alguém a obrigação de assinar uma ata pela planilha? Não. Assinar é ato do cargo, não uma permissão de configuração. Quem pode entrar como signatário vem do papel da pessoa na lista de membros do colegiado. Se a intenção é que uma pessoa deixe de assinar, o caminho é mudar o papel dela em Pessoas e papéis.
Veja também
-
Papéis e permissões (o artigo principal: as duas telas, o catálogo de papéis e os dois modos de trabalho)
-
Papéis e permissões: onde a planilha manda, e onde ela não manda (onde a marcação decide, e o que a planilha nunca decide)
-
Votar em decisões: o quórum, as cadeiras e a exceção por pessoa (o quórum, as cadeiras e a exceção por pessoa)