Esta página responde o que a tela Papéis e permissões (em Configurações) decide de verdade: em que áreas do Boards uma marcação vale, o que acontece ao desmarcar, e as três coisas que a planilha nunca decide, por mais que se mexa nela. Para o que é a tela e como usá-la, veja Papéis e permissões.
Onde as permissões valem
A planilha vale nos dois sentidos: marcar libera e desmarcar tira. Vale a pena levar isso em conta antes de mexer, porque um clique aqui muda o que a pessoa vê em várias telas.
Onde a planilha manda hoje: Sócios, Investidores, Data Room, Cofre de Senhas, Certificados, M&A, Seguros, a agenda e as reuniões, as tarefas, as atas (inclusive o Livro de Atas e os documentos externos do arquivo), as decisões, a lista de pedidos de assinatura, o correio, as conversas, o chat do colegiado, o Compliance, a caixa de entrada e o voto. Cada uma dessas áreas obedece à marcação da planilha.
O Compliance: a marcação esconde o menu inteiro
A coluna "Ver o Compliance" manda, e manda com força: quem não tem a marcação não abre o acervo de políticas e normas da organização e nem vê o item Compliance na barra lateral. A marcação é conferida também na busca, em um link recebido por e-mail e no download direto de um arquivo.
Por padrão NÃO têm: Secretária/Assistente, Gestor(a) de área, Investidor(a), Sócio(a) e os Convidados. Se algum deles usava o Compliance na sua organização, marque a coluna para o papel, ou abra uma exceção no nome da pessoa em "Por pessoa".
Uma exceção de propósito: as pastas de um plano de negócio não dependem desta coluna. Elas pertencem a quem participa daquele plano, e continuam abrindo por lá, em Planos de negócio. Amarrá-las ao Compliance tiraria do dono do plano os documentos do próprio plano.
A caixa de entrada segue as mesmas marcações
A sua caixa de entrada monta os pendentes a partir do que você realmente pode abrir: o pedido de confirmação de presença segue "Ver a agenda e as reuniões", e o lembrete de tarefa segue "Ver tarefas". O comunicado continua chegando pelo vínculo, e está certo: não existe coluna de leitura de comunicado nesta planilha, então não há o que obedecer.
Desmarcar tira o acesso de verdade
Nas áreas clássicas (atas, livro de atas, decisões, correio e conversas), o que está marcado na planilha é a única coisa que decide, e vale também para quem é membro efetivo do colegiado. Na prática:
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desmarcar Ver atas do papel Conselheiro interno fecha o arquivo de atas para todos os conselheiros internos, e não só para convidados;
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as exceções por pessoa (aba Por pessoa) valem também nas áreas clássicas, nos dois sentidos: dá para fechar uma área só para uma pessoa, sem mexer no papel dela, e dá para abrir no nome dela;
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o efeito vale de imediato para quem for afetado, então vale conferir antes de salvar. A tela avisa quantos ajustes estão pendentes justamente para isso.
O que a planilha não alcança
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Os rótulos de Convidado ("Convidado interno" e "Convidado externo") não recebem o acervo do colegiado pela planilha: marcar a permissão para eles não muda isso. Convidado, por desenho, vê só o que foi compartilhado individualmente com ele: um documento em assinatura, uma pauta. A agenda é a exceção, e de propósito: convidado existe justamente para ser chamado a uma reunião, então ali quem decide é o pacote do papel dele (que traz "Ver a agenda e as reuniões", e não traz "Ver tarefas"). Para dar leitura do acervo a alguém de fora, troque o papel da pessoa para Auditor(a) ou Consultor(a) externo(a), ou abra uma exceção no nome dela, na aba Por pessoa. A exceção nominal é o único caminho que atravessa o rótulo de convidado, e é proposital: é um ato deliberado do administrador sobre uma pessoa, não um efeito colateral de um rótulo.
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Assinar documentos não é uma permissão desta planilha. Quem assina uma ata ou um documento assina como ocupante da cadeira, e essa responsabilidade não se tira com um clique de configuração: tirar a marcação de alguém não o desobriga do que ele já assinou. Por isso a lista de quem pode ser incluído como signatário continua vindo do papel na lista de membros.
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Quem administra a organização mantém todas as permissões, mesmo que a planilha diga o contrário: quem administra a organização não é decidido por esta tela.
Veja também
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Papéis e permissões (o artigo principal: as duas telas, o catálogo de papéis e os dois modos de trabalho)
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Votar em decisões: o quórum, as cadeiras e a exceção por pessoa (o outro efeito de uma marcação: o total de votantes de uma decisão)
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Perguntas comuns sobre papéis e permissões (as dúvidas mais comuns, inclusive por que desmarcar às vezes parece não funcionar)
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Os papéis dentro de um colegiado: Presidente, Secretário, Conselheiro, Convidado e Advisors (o que cada papel faz dentro do órgão)