Decisões: como o colegiado vota e delibera formalmente

O que é Decisões e por que existe uma trilha de votos

Toda decisão importante de um colegiado, seja aprovar um orçamento, contratar um executivo ou fechar uma parceria, precisa ficar registrada oficialmente: quem votou, o que cada pessoa votou e em que momento. É para isso que existe a aba Decisões dentro de cada colegiado (Conselho, Diretoria, Alta Gestão ou Comitê) no Sonarview Boards.

Decisões é o mecanismo formal de votação de cada colegiado. Qualquer deliberação que precise de aprovação oficial, de um orçamento anual a uma contratação estratégica, passa por uma votação registrada ali.

O ponto central dessa funcionalidade é a trilha de votos. Cada voto registrado fica guardado para sempre: ele nunca é apagado nem alterado, só acrescentado. Se uma pessoa muda de posição no meio de uma votação, o sistema não apaga o voto anterior, ele soma um novo registro à trilha, preservando o histórico completo de mudanças.

Essa trilha existe por um motivo prático: dar defensabilidade jurídica ao processo. Se uma decisão for questionada depois, judicialmente ou por um auditor, a empresa consegue mostrar exatamente quem votou, como votou e quando, sem depender da memória de ninguém nem de uma ata reconstruída depois dos fatos.

Como criar uma votação, avulsa ou ligada a uma reunião

Para abrir uma nova votação, siga estes passos.

1. Entre no colegiado desejado e vá até a aba Decisões.

2. Clique no botão "Nova votação".

3. Escolha a origem da votação: existem dois botões para isso.

4. Preencha os campos da votação, explicados a seguir.

A origem define de onde a votação nasce.

• "Avulsa (sem reunião)": é a opção padrão. A votação existe direto no colegiado, sem estar amarrada a nenhuma reunião. Serve para decisões que não podem esperar o próximo encontro marcado, ficando registradas assim que surgem, entre uma reunião e outra.

• "Ligada a uma reunião": a votação fica associada a uma reunião já existente daquele colegiado, basta escolher qual. Use essa opção quando a deliberação nasce dentro da pauta de uma reunião específica.

Os campos disponíveis na criação são estes.

• Assunto: obrigatório, é o título da votação, o que vai identificar essa decisão em todas as telas.

• Pauta/descrição: espaço livre para detalhar o que está sendo decidido e o contexto por trás disso.

• Quórum: opcional, o número mínimo de votos para a votação valer. Na seção sobre a regra de aprovação, mais adiante, mostramos exatamente como esse número entra na conta do resultado.

• Prazo de votação: opcional, data e hora limite para votar. A hora é a de Brasília para todos os votantes, estejam onde estiverem: um prazo às 18h fecha às 18h de Brasília.

• Participantes opcionais: pessoas que devem acompanhar aquela decisão sem necessariamente votar nela. Elas passam a ver essa votação na aba "Em que participo", dentro de Minhas tarefas, mesmo sem ter direito a voto.

• Documentos opcionais: permite anexar um documento que já existe em outra parte do sistema, como o Data Room ou as Atas, sem precisar reenviar o arquivo. A tela mostra um aviso importante nesse campo: "documentos vinculados seguem as regras de acesso da origem, podem não abrir para todos os participantes". Ou seja, antes de contar com aquele anexo na hora da decisão, vale confirmar se todos os envolvidos realmente conseguem abri-lo.

Quem vota e como registrar o voto

Nem todo participante de um colegiado tem direito a voto. Podem votar os membros com papel de Presidente, Secretário ou Conselheiro. Quem tem o papel de Convidado nunca vota, mesmo participando das reuniões e das discussões: a tela mostra para essa pessoa o aviso "Sem direito a voto - Você não é elegível para votar nesta deliberação."

Existe uma regra especial para votações de Comitê, que merece atenção porque foge do que se imagina à primeira vista. Quem vota em uma decisão de Comitê não é uma lista própria de membros daquele comitê, e sim os membros do conselho ao qual o comitê está vinculado. Por exemplo, se existir um Comitê de Auditoria dentro do Conselho de Administração, quem tem direito a voto nas decisões desse comitê são os conselheiros do Conselho de Administração, não uma lista separada de participantes do comitê.

Para votar, a pessoa elegível vê três botões na tela da votação: "A favor", "Contra" e "Abster". O voto pode ser trocado quantas vezes a pessoa quiser, enquanto a votação estiver na situação Aberta. Cada troca de posição fica registrada na trilha de votos, então o histórico completo de mudanças fica preservado, não só o voto final.

Se a votação tiver um prazo definido e esse prazo já tiver passado, o voto é recusado, mesmo que os botões ainda apareçam na tela para a pessoa. Essa verificação acontece de verdade dentro do sistema, não é só uma aparência da tela: não é possível burlar o prazo tentando votar depois dele vencido.

Quando um conselheiro falta: o suplente assume o voto

Se um membro votante não puder participar de uma decisão, quem administra o colegiado pode marcar a falta dele na própria decisão, no painel Presença e faltas, disponível nas decisões abertas. Ao marcar a falta, o titular sai do voto daquela decisão; se a cadeira dele tem um suplente designado, o suplente assume e vota no lugar. A substituição acontece dentro da cadeira, então o número de votos possíveis e o quórum não mudam. A falta pode ser registrada como justificada ou não justificada, e a ação é reversível enquanto a decisão estiver aberta. O passo a passo completo, incluindo como designar suplentes e as regras que impedem voto duplo, está no artigo Cadeiras e suplentes.

A regra de aprovação, explicada com um exemplo

Essa é a parte mais importante para entender, porque é ela que decide se uma decisão vale ou não. O encerramento de uma votação é feito pelo botão "Encerrar deliberação", disponível só para quem administra o colegiado.

A regra funciona em duas etapas: primeiro verifica o quórum, depois verifica o resultado.

Na primeira etapa, o quórum. Se a votação não tiver um quórum mínimo definido no momento da criação, ele é considerado sempre atingido, não existe trava nenhuma por quórum nesse caso. Se um quórum mínimo foi definido, ele só é considerado atingido quando o total de votos, somando "a favor", "contra" e abstenções, for igual ou maior que esse número mínimo. A abstenção conta para atingir o quórum, ela mostra que a pessoa se manifestou, só não entra na conta de "a favor" nem de "contra".

Na segunda etapa, o resultado. Uma votação só é Aprovada quando duas condições acontecem ao mesmo tempo: o quórum foi atingido e o número de votos "a favor" é maior que o número de votos "contra", não apenas igual. Empate sempre rejeita a votação, mesmo que o placar pareça positivo à primeira vista.

Um exemplo numérico deixa isso mais claro. Imagine uma votação com quórum definido em 3.

No primeiro cenário, votam 2 pessoas a favor e 1 pessoa se abstém, ninguém vota contra. O total de votos é 3 (2 a favor mais 1 abstenção), então o quórum de 3 foi atingido. Na conta do resultado, "a favor" (2) é maior que "contra" (0), então a votação é Aprovada.

No segundo cenário, votam 2 pessoas a favor e 2 pessoas contra. O total de votos é 4, o quórum de 3 também foi atingido. Mas na conta do resultado, "a favor" (2) não é maior que "contra" (2), é igual, é empate. Por isso essa votação é Rejeitada, mesmo tendo mais gente participando do que no primeiro cenário.

Resumindo: o quórum garante que gente suficiente se manifestou, mas só o placar entre "a favor" e "contra" decide se a decisão foi aprovada.

Para não haver surpresa na hora de encerrar, a tela sempre mostra uma prévia do resultado antes de confirmar: "Se encerrar agora: Aprovada" ou "Se encerrar agora: Rejeitada", conforme a situação atual dos votos. Assim, quem administra o colegiado sabe exatamente o que vai acontecer antes de clicar em "Encerrar deliberação".

Depois que a votação é encerrada, seja o resultado Aprovada ou Rejeitada, ela fica imutável. Não é mais possível editar nenhuma informação daquela votação, nem os votos, nem os campos preenchidos na criação. Essa é mais uma camada da defensabilidade jurídica mencionada no início do artigo: uma vez fechada, a decisão registrada não pode ser alterada por ninguém.

Depois da aprovação, tarefa de acompanhamento e assinatura

Quando uma votação é Aprovada, duas ações ficam disponíveis para dar sequência à decisão.

A primeira é gerar uma tarefa de acompanhamento, pelo botão "Gerar tarefa desta decisão". Essa tarefa vai direto para o Kanban de tarefas do colegiado, já ligada à decisão que a originou, então quem for executar o que foi aprovado sempre consegue voltar e ver a votação que deu origem àquele trabalho.

A segunda é enviar a conclusão da deliberação para assinatura, pelo botão "Enviar conclusão para assinatura". Essa ação gera um PDF só com a conclusão daquela decisão específica, diferente da ata da reunião inteira, e esse PDF segue o mesmo fluxo descrito no artigo sobre Assinatura Digital, que detalha esse processo com mais profundidade.

Onde encontrar suas decisões

Existem três lugares para acompanhar decisões dentro do Sonarview Boards.

O primeiro é dentro de cada colegiado, na aba Decisões. Ali as votações aparecem organizadas em um quadro Kanban, ou seja, um quadro dividido em colunas, uma para cada situação da votação: Rascunho, Aberta, Aprovada, Rejeitada e Encerrada. Clicar em qualquer cartão desse quadro abre uma janela com todo o conteúdo daquela votação, incluindo os campos preenchidos na criação e a trilha de votos.

O segundo é a tela "Minhas decisões", dentro do menu pessoal. Ela mostra só as decisões em que o usuário está diretamente envolvido, seja porque ainda precisa votar, porque já votou, ou porque foi marcado como participante para acompanhar aquela decisão.

O terceiro é uma visão global, que reúne em um só lugar as decisões de todos os colegiados que o usuário enxerga. Essa visão não tem um botão fixo no menu principal, mas existe dentro do sistema. Dentro dela existe um recurso a mais: os Quadros. Além do quadro padrão "Geral", é possível criar quadros próprios com nome, por exemplo "Orçamento" ou "Dividendos", para agrupar decisões por assunto, mesmo que elas venham de colegiados diferentes.

Vale deixar claro: os Quadros são só uma forma de organização visual. Criar ou usar um quadro não muda quem vota nem quem enxerga cada decisão, isso continua sendo definido pelas regras do colegiado e do papel de cada pessoa.

Justificar o próprio voto

Depois de votar em uma decisão aberta, cada conselheiro pode explicar por que votou daquele jeito. Alguns regimentos exigem a justificativa; em outros ela é opcional. O campo fica logo abaixo dos botões de voto, em Seu voto, no botão Justificar meu voto.

A justificativa aceita um texto de até 2.000 caracteres e, se você quiser, um documento anexado, como um parecer técnico ou jurídico.

Uma regra vale sempre: a justificativa é do votante. Só ele escreve e só ele troca o próprio texto. Nem o presidente, nem o secretário, nem o administrador da organização escrevem no lugar dele. Escrever exige ter votado, e só vale enquanto a votação está aberta e dentro do prazo; depois de encerrada, o texto fica registrado como está.

Se você trocar o voto, o texto que já havia escrito é mantido, para você revisar. Vale conferir: uma justificativa que explicava um voto contra não serve para um voto a favor. Cada versão do texto e cada troca de voto ficam guardadas na trilha da decisão, então nada se perde.

Quem lê as justificativas

Cada pessoa vê sempre a sua. Quem administra o colegiado vê todas, porque é quem lavra a ata. Essa é a mesma regra que já vale para a trilha de votos, que também não é aberta a todos os membros. O texto fica cifrado no banco e o documento fica cifrado no armazenamento.

A justificativa vai para a ata

Na ata da reunião, logo abaixo do resultado de cada decisão, aparecem as justificativas registradas, com o nome de quem votou, o voto e o texto. Se havia documento anexado, a ata menciona o nome do arquivo. Esse trecho é factual e nunca passa pela inteligência artificial: são as palavras do conselheiro.